Virtain kaupungilla oli haaste. Kaupungin tietohallintostrategia oli muutosten keskellä vanhentunut. Soteuudistus oli vienyt ison osan kaupungin aiemmista tehtävistä hyvinvointialueen vastuulle. Samalla kaupungin tietohallinnon tehtävät ja rooli olivat muuttuneet.
“Pienen kaupungin haaste digitalisaatiossa on se, että meidän pitäisi tehdä samat asiat kuin isojen kaupunkien, selvästi pienemmillä resursseilla ja volyymeillä”, sanoo Virtain tietohallintopäällikkö Heikki Liski.
Hän valitsi tietohallintostrategian päivityksen kumppaniksi Tieran, jonka johdon asiantuntija Olli Nykänen tarttui työhön. Tiera oli jo tuttu aiemmista kehitysprojekteista.
“Tieran asiantuntijoilla on hyvä kokemus työskentelystä kuntasektorilla tietohallinnon johtotehtävissä. Me tunnemme kuntien realiteetit, paineet ja erilaiset intressit. Kuntasektorin vahva tuntemus on menestystekijä, jonka avulla olemme välittömästi samalla aaltopituudella tietohallintojohtajien kanssa”, Nykänen tiivistää.
Näin kävi nytkin.
“Yhteistyö sujui mainiosti. Olli toi puolueetonta näkemystä strategiaan ja nosti hyvin eri vaihtoehtoja keskusteluun. Hän auttoi ja sparrasi minua miettimään, mitä kaikkea tulevaisuudessa on tulossa ja mitä se tarkoittaa meidän kaupungille”, Liski kiittää.
Tietohallinnolle luotiin uudenlainen rooli
Virtain kaupungin tietohallintostrategian päivittäminen toteutettiin kaupungin ja Tieran yhteistyönä vuoden 2024 kevään ja kesän aikana. Uudessa strategiassa keskityttiin määrittelemään tietohallinnon uusi rooli kaupungin johtamisessa ja palvelutuotannossa sekä luomaan suuntaviivat tuleville kehityshankkeille.
“Strategiatyössä tärkeää oli noin 20 avainhenkilön haastattelut. Kävimme muun muassa kaupungin eri toimialat läpi, jotta saimme tarkan puolueettoman tilannekuvan ja näkemyksen: Mitä odotuksia eri toimialoilla ja johdolla on tietohallinnolle. Millaista tulevaisuutta he odottavat tietohallinnon sisäisiltä palveluilta”, Nykänen kertoo.
Avainhenkilöiden hyvä vuorovaikutus vei kaupungissa strategiaa eteenpäin.
“Erityiskiitos pitää antaa myös omalle esihenkilölleni, talous- ja hallintojohtajalle Kaisa Jaatiselle hyvistä keskusteluista strategiaan liittyen”, Liski kiittää.
Tietohallinnon roolin lisäksi strategiassa korostettiin kyberturvan ja kokonaisturvallisuuden merkitystä. Lisäksi luotiin perusta eri toimialojen tarkempien digitiekarttojen luomiselle tukemaan kaupungin digitaalisten palvelujen kehittämistä.
“Pienelle kaupungille tietohallintostrategia on aina tarkkaa tasopainottelua. Kuinka paljon pystymme tekemään itse pienellä organisaatiolla ja missä tarvitsemme ulkopuolista apua”, Liski pohtii.
ICT:n ulkoistusratkaisut ovatkin yksi strategiassa esiin nostettuja asioita. Vähäisiä resursseja vapautetaan strategiseen kehitystyöhön, kun perustietotekniikan palveluita ulkoistetaan.
“Olen todella tyytyväinen lopputulokseen”
“Olen todella tyytyväinen lopputulokseen. Aiemmin olen tehnyt tietohallintostrategiat itse ja niistä on tullut vähän liikaa omannäköisiä. Oli hyvä saada ulkopuolista näkemystä ja päästä keskustelemaan itseäni viisaampien kanssa. Siinä oppii itsekin”, Liski naurahtaa.
Nyt uusittu tietohallintostrategia on nelivuotinen. Liskille on tärkeää, että tietohallintostrategia ei ole vain kaupunginhallituksessa hyväksytty paperi, vaan sen sisältämät asiat viedään oikeasti käytäntöön tulevina vuosina.
“Näen nyt itselleni roolin herätellä toimialoja digitalisoimaan toimintaansa. Meidän on tärkeä tuoda esiin osaamista ja luoda mahdollisuuksia, miten digitalisoida eri toimialojen palveluita. Strategiaa lähdetäänkin nyt jalkauttamaan luomalla vuoden 2025 aikana digitiekartta jokaiselle kaupungin toimialalle”, Liski kertoo.
Yhteistyö Tieran kanssa tarjoaakin vahvan pohjan kaupungin digitalisaation ja tietohallinnon kehittämiselle tulevaisuudessa.