Varhaiskasvatuksessa työsuhteet ovat monimuotoisia ja usein muuttuvia. Sijaistukset, pätkätyöt ja työntekijöiden siirtymiset päiväkodista toiseen laittavat tietojärjestelmien käyttäjähallinnan, tietoturvan ja tietosuojan koetukselle. Vaasan kaupunki ratkaisi haasteita integroimalla HR-järjestelmänsä suoraan varhaiskasvatuksen EG Edlevo -järjestelmään Tieran integraatiopalvelun avulla. Kun varhaiskasvatuksen käyttäjähallinta automatisoituu, säästyy valtavasti työaikaa ja samalla tietoturva ja tietosuoja paranevat.
Kun Vaasan kaupunki päätti laajentaa varhaiskasvatuksen EG Edlevo -järjestelmän käyttöä, edessä oli konkreettinen haaste: järjestelmän käyttäjämäärä oli kasvamassa sadasta yli kahdeksaan sataan. Ratkaisuksi valikoitui Tieran toteuttama HR-integraatio, joka kytkee Vaasan käyttämän HR-järjestelmän suoraan EG Edlevoon ja automatisoi varhaiskasvatuksen käyttäjähallinnan.
“Kun käyttöoikeuksien määrä kasvoi näin merkittävästi, oikeuksien manuaalinen hallinnointi oli tekemätön paikka. Integraation myötä käyttöoikeuksien muodostuminen on nyt automaattista. Manuaalisen työn poistuminen säästää meiltä valtavasti aikaa, eikä erillisiä käyttöoikeuspyyntöjä tai korjauksia enää tarvita”, kertoo Vaasan kaupungin projektipäällikkö Sari Ylikantola.
Mitä hyötyjä EG Edlevon ja HR-järjestelmän integraatiosta on?
Kun työsopimuksen tiedot päivittyvät HR-järjestelmään, ne siirtyvät integraation ansiosta välittömästi EG Edlevoon. Automatisointi poistaa inhimilliset unohdukset, kun esihenkilöiden ei tarvitse enää muistaa ilmoittaa erikseen, mihin yksikköön työntekijä milloinkin siirtyy. Tämä parantaa HR-tiedon laatua ja on kriittistä tietoturvan ja tietosuojan kannalta: oikealla henkilöllä on automaattisesti oikeat pääsyoikeudet oikeaan aikaan. Oikeudet myös poistuvat automaattisesti työtehtävän päättyessä.
Samalla henkilöstön arki helpottui. Microsoft Entra ID -kertakirjautumisen ansiosta työntekijät voivat kirjautua järjestelmään samoilla tunnuksilla kuin muihinkin kaupungin palveluihin. Erillisiä sovelluskohtaisia käyttäjätunnuksia ei tarvita. Tietohallinnon hallinnoimien tunnusten käyttöönotto poisti tunnusongelmien selvittelyn varhaiskasvatuksen toimialueelta.
Pioneerityö vaati ymmärrystä varhaiskasvatuksen arjesta ja HR-datasta
Vaasa toimi HR-rajapintojen hyödyntämisessä pilottikuntana. Projektin suurin haaste ei ollut pelkkä teknologia, vaan varhaiskasvatuksen monimutkainen työsuhdeviidakko poikkeuksineen. Niiden kääntäminen automaation ymmärtämään muotoon vaatii niin varhaiskasvatuksen asiantuntemusta, kunnollista testausta kuin HR-datan ymmärrystä.
“Projektissa tarvittiin hyvä kombo eri alojen asiantuntijoita. Käyttöoikeuksien poikkeuksien rakentamisessa tarvittiin varhaiskasvatuksen ammattilaisia kertomaan, miten työ oikeasti toimii. Tieran asiantuntijan vahva ymmärrys HR-datasta ja joustavuus projektin aikana oli onnistumisen kannalta todella tärkeää. Olen todella tyytyväinen Tieran panokseen ja näkemykseen”, Ylikantola kertoo.
Käyttöoikeuksien poikkeuksien kehittämisessä ja kunnollisessa testauksessa Vaasan kaupungin oma varhaiskasvatuksen osaaminen ja varhaiskasvatuksen palvelusuunnittelija Lotta Sahan rooli oli oleellinen.
“Kannustan varhaiskasvatuksen asiantuntijoita rohkeasti osallistumaan oman alan IT-projekteihin. Näissä oppii paljon uutta ja pystyy vaikuttamaan oman kaupungin toimintaan”, Saha rohkaisee kollegoitaan.
Miksi EG Edlevon HR-integraatio kannattaa ottaa käyttöön tuotteistettuna palveluna?
Vaasan kaupungin hanke kesti liki vuoden, sillä ensimmäisenä toimijana kaupunki joutui taklaamaan useita rajapintoihin, Edlevo-järjestelmään ja työsuhteiden poikkeuksiin liittyviä haasteita.
Tieran asiantuntija Minna Hautamäki korostaa, että muiden kuntien ja kaupunkien ei tarvitse enää aloittaa alusta. Tekninen ratkaisu on nyt tuotteistettu ja valmiina muiden EG Edlevoa käyttävien kaupunkien hyödynnettäväksi.
“Vaasa toimi tässä integraatiossa pioneerina. Integraatio on teknisesti olemassa ja tuotteistettu, jolloin seuraavat EG Edlevo -käyttöönotot tulevat olemaan selvästi nopeampia ja vaivattomampia”, Hautamäki summaa.
Vaasan vinkit integraatiota harkitseville kaupungeille:
Vaasan kaupungin integraatioprojektissa mukana olleet Sari Ylikantola ja Lotta Saha antavat seuraavat vinkit HR-järjestelmän ja Edlevon integroinnille:
- Laita lähtötiedot kuntoon: Automaatio on täysin riippuvainen HR-datan laadusta. Varmista, että perusdata on oikein ja ajan tasalla.
- Kokoa moniammatillinen tiimi: IT-osaamisen lisäksi tarvitset mukaan HR-asiantuntijoita sekä varhaiskasvatuksen substanssiosaajia, jotka tuntevat arjen ja sen poikkeustilanteet.
- Testaa huolella: Erityisesti työsuhteiden poikkeustilanteet ja sijaisuudet vaativat huolellista ennakkotestausta.
- Ajoitus on tärkeä: Jos kunnassa on jo tiedossa HR-järjestelmän vaihdos, integraation rakentamista kannattaa odottaa sen yli.
Onko teidän kaupungissanne tarvetta sujuvoittaa varhaiskasvatuksen käyttäjähallintaa ja parantaa tietoturvaa? Ota yhteyttä, niin kerromme miten HR- ja EG Edlevo -järjestelmien integraatio voidaan toteuttaa tuotteistetun integraatiopalvelun mukaisesti.