Kemiin on valmistumassa uusi monitoimihalli, johon tarvitaan varausjärjestelmä. Kaupungissa halutaan tehdä kokonaisuutta hyödyntäviä uudistuksia niin, että uuden hallin varausjärjestelmää voidaan hyödyntää myös muissa varattavissa tiloissa. Tilanne vaikutti simppeliltä, mutta hankinta osoittautuikin yllättävän laajaksi ja vaati tarkempaa suunnittelua kuin kaupungissa aluksi ajateltiin.
”Kyseessä on Kemille suhteellisen iso hanke. Rakennamme purettavien hallien tilalle yhden suuren monitoimihallin. Samalla haluamme tuoda kuntalaisille paremmat palvelut ja parempaa digitaalista palvelua. Tilojen varaaminen on ollut vähän kankeaa eikä käyttöaste ole ollut paras mahdollinen. Haluamme hankkia järjestelmän täyttämään kokonaistarve niin, että tällä samalla hankinnalla hoituu uuden lisäksi kaikkien olemassa olevien tilojen varaukset”, kuvaa Kemin kaupungin tietohallintopäällikkö Jani Postila.
Kuten tällaisissa projekteissa yleensä, tässäkin oli tiukka aikataulu. Halli avataan käyttäjille syksyllä 2024 ja varaukset on saatava järjestelmään hyvissä ajoin ennen sitä.
Oikeaan aikaan saatu apu osoittautui arvokkaaksi
Hankinnan laajuus paljastui ennakoitua suuremmaksi, sillä Kemissä on paljon sisäisiä organisaatioita, joilla on tarpeita varausjärjestelmälle. Liikunta, hyvinvointitoimi ynnä muut käyttävät joko nykyistä tai jotain muuta ajanvarausjärjestelmää ja nämä kaikki haluttiin hyvä saada yhden järjestelmän piiriin. Lisäksi verkkomaksaminen, kulunvalvonta, keilahallin ja uimahallin portit ja infotaulut olisi hyvä saada integroitua samaan kokonaisuuteen. Tässä kohtaa kokonaisuus alkoi jo mennä niin monimutkaiseksi, että hankinnan suunnitteluun otettiin avuksi Tieran Digiratkaisujen ratkaisupäällikkö Mikko Rieppo.
”Otettiin Tiera avuksi tässä projektissa tuomaan asiantuntijuutta ja ryhtiä tähän hankkeeseen. Mikon avulla aloimme systemaattisesti käymään tarpeita läpi ja laatimaan vaatimustenmäärittelydokumenttia. Itse koin isona apuna sen, että saimme tähän muitakin, jotka ymmärtävät IT:stä ja järjestelmien hankinnasta. Ennen Mikon mukaantuloa puhuimme kokouksesta toiseen samoista asioista eikä asia edennyt. Mikko toi mukaan ohjelman hankinnan prosesseja, dokumentaatiota ja ryhtiä. Hän myös kartoitti järjestelmiä meidän puolestamme”, Postila muistelee.
Projektissa Rieppo fasilitoi hankinnan kohteen kuvaamista ja kuvauksen syntymistä. Hän selvitti, mihin järjestelmän pitää pystyä, millaisia ratkaisuja markkinoilta löytyy ja auttoi Kemin kaupunkia hahmottamaan mahdollisuuksien kirjoa.
Lopputuloksena työskentelyssä syntyi kolme skenaariota siitä, miten Kemissä voidaan edetä. Mahdolliset ratkaisut olivat päivittää nykyistä järjestelmää, kilpailuttaa uusi avoimilta markkinoilta tai ostaa Tiera Verkkokaupasta valmiiksi kilpailutettu vaihtoehto. Eri vaihtoehtoja selvitettiin rinnakkain objektiivisesti.
Laadukas ja tarkka vaatimusmäärittely takaa onnistuneen hankinnan
Kemissä saatiin aikaiseksi ratkaisu, joka ei vaaranna uuden monitoimihallin käyttöönoton aikataulua ja kattaa hyvin kaupungin tarpeen sekä liikuntatoimen erityistarpeet. Valittua ratkaisua ei Postilan mukaan pidetty edes vaihtoehtona ennen tätä projektia. Laajin ja paras vaihtoehto löytyi Tieran asiantuntijan avulla huolellisen vaatimusmäärittelyn ja vaihtoehtojen laajan kartoittamisen seurauksena.
”Jos olisimme suin päin valinneet sisäisesti järjestelmän, olisimme saattaneet valita järjestelmän, joka ei parhaiten sovi tähän tarkoitukseen. Laadukkaat vaatimusmäärittelyt varmistivat, että saimme mitä tarvitsimme. Uskon, että päädyimme pitkän kierrepallon jälkeen hyvään ratkaisuun”, Postila summaa.
Postilan mukaan hyvä kilpailutus lähtee siitä että, tarve tulee ymmärtää, selkiyttää ja onnistua määrittelemään tarkasti. Avaintekijä onnistuneeseen kilpailutukseen ja hankintaan on se, että tarpeiden määrittelyyn yhdistetään markkinan tuntemus eikä lähdetä vaatimaan jotain sellaista, mikä on mahdotonta tai vaatii paljon omaa kehitystä.
”Jos olisimme alkuperäisillä vaatimusmäärittelyillä lähteneet tilaamaan palloa, olisimme saaneet laatikon”, Postila nauraa.
”Mikon nimi on nyt korvan takana ja aion seuraajallenikin suositella, kun tarvitaan asiantuntijaa, joka osaa ajatella myös laatikon ulkopuolella. Mikon kanssa saimme vastinetta rahalle”, Postila toteaa.