Tiera on kilpailuttanut omistajiensa käyttöön valtakunnallisen prosessi- ja digialustan. Alustan ja siihen liittyvän uudenlaisen toimintamallin avulla voidaan digitalisoida ja yhdenmukaistaa kunnan palveluprosesseja erittäin nopeassa aikataulussa prosessi kerrallaan. Lopputuloksena helppokäyttöisiä sähköisiä palveluita kuntalaisille.
– Prosessi- ja digialusta sekä siihen liittyvä toimintamalli tarjoavat yhdessä asiakkaillemme mahdollisuuden digitalisoida sujuvasti ja nopeasti kuntien palveluprosesseja ja palveluita. Loimme uuden toimintamallin ja sitä tukevan alustan, jotta kuntatoimijat voivat digitalisoida palveluitaan ja prosessejaan osissa – kaikkia palveluprosesseja, kun on mahdotonta uudistaa kerralla, sanoo Tieran pääarkkitehti Ari-Pekka Saario.
Valmis palveluprosessi kerralla kuntoon
Toimialariippumaton prosessi- ja digialusta sekä uudenlainen kehitystoimintamalli perustuvat edistykselliseen työtapaan, jossa kunnan palveluiden substanssiosaajat ja digitaalisten palveluiden kehitystiimi työskentelevät samanaikaisesti. Parityöskentelyssä palveluiden asiantuntijat tekevät toiminnallisuuksien ja prosessien määrittelyt, jotka toteutetaan suoraan alustaan, ja joita voidaan testata reaaliajassa työn edetessä.
– Usein uusia järjestelmiä rakennetaan vesiputousmallilla pitkän kaavan mukaan, ja kehitys etenee tietyssä järjestyksessä. Kun testaaminen ajoittuu loppuvaiheeseen, muutoksia tai korjauksia on työläs tehdä jälkikäteen. Myös käsitys kokonaisuudesta katoaa helposti, kun eri osaajat työskentelevät omissa poteroissaan ja eriaikaisesti, Saario sanoo.
Prosessi- ja digialustan avulla kehitystyötä tehdään pienissä osissa ja yhdessä. Toteutus ja testaus tapahtuvat samanaikaisesti.
– Näin nähdään koko ajan, onko asiakkaalle näkyvän palvelun kehityssuunta oikea. Toiminnallisuuksia voidaan tarvittaessa muuttaa milloin vain, jos tarve ilmenee. Työskentelytapa nopeuttaa kehitystyötä huikeasti.
Yhdessä työskentely ei vaadi fyysistä läsnäoloa, vaan palveluiden asiantuntijat voivat olla vaikka täysin eri puolilla maata. Molemmilla on reaaliaikaisesti sama näkymä kehitysalustaan.
Lopputuloksena helppokäyttöisiä palveluprosesseja kuntalaisille
Prosessi- ja digialustaa käyttämällä sekä uutta toimintamallia hyödyntämällä saavutetaan tehokkaammin ja varmemmin haluttuja tuloksia. Malli sopii kunnan kaikkien palveluprosessien kehittämiseen ja sen avulla voidaan tuottaa kuntalaisille helppokäyttöisiä palveluita.
– Prosessi- ja digialustan avulla kuntien ja kuntalaisten palveluprosesseista saadaan virtaviivaiset. Kuntalaisen ei tarvitse täyttää yhä uudelleen samoja tietoja tai hakea tietoa monesta paikasta. Palveluiden säännöt pystytään helposti myös asettamaan niin, että käyttäjä etenee jouhevasti palvelussa. Esimerkkinä toimii kansalaisopiston kurssien hakuprosessi, joka on helppo automatisoida.
– Tarvittavat tiedot haetaan asiakkaan näkymään ja kurssitarjonta valikoituu tarkistussääntöjen mukaan. Ilmoittautumisen jälkeen prosessi voi ohjautua suoraan suomi.fi-varmennettuun maksamaiseen ja laskutusta ei enää tarvita. Näin sopivien kurssien löytäminen ja niille pääsy helpottuu huomattavasti. Samalla myös palvelun järjestäjien sekä taloushallinnon työtaakka kevenee, Saario kuvaa.
Prosessi- ja digialusta tulee hyödyntämään Tieran integraatioalustalla olevia suomi.fi-palveluita sekä väestötietojärjestelmää. Tunnistamisessa hyödynnetään alustalla olevaa identiteetinhallintaa, jonka avulla kuntalaisten asiointi mahdollistetaan esimerkiksi vahvan tunnistautumisen kanssa.
Digitalisoidut palvelut tunnistavat kuntalaisten tarpeet eri elämänvaiheissa
Palveluprosesseja ja palveluita digitalisoidessa tavoitteena on, että kunnat voisivat tunnistaa ennakoiden kuntalaistensa palvelutarpeet ja palvella heitä näin joka elämänvaiheessa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti.
– Prosessi- ja digialusta mahdollistaa kuntien palveluprosessien parantamisen. Vaikka palveluita rakennettaisiin yksi kerrallaan, jokaisessa palvelussa yhdistyvät taustalla saumattomasti kuntalaisen olemassa olevat tiedot. Yhdistämällä tietoja saadaan tunnistettavat ja yhdenmukaiset sekä aiempaa sujuvammat prosessit. Tässä olennaista on keskitetty tietomalli eli tietojen kerääminen yhteisen integraatioalustan ja vähitellen kehittyvien palveluiden kautta yhteen, Saario kertoo.
Parhaimmillaan alusta mahdollistaa sen, että kuntalainen pääsee katsomaan itseään koskevia asioita yhdestä näkymästä: esimerkiksi onko hammaslääkäriaikoja varattuna tai missä vaiheessa rakennuslupahakemus on menossa.
Pidemmällä tähtäimellä tavoitellaan sitä, että kunta voi johtaa kysyntää ja saada ennakoivasti tietoa siitä mitä kunnassa tapahtuu, ja mitä palveluita kuntalaiset tarvitsevat. Alusta mahdollistaa asiakaslähtöisen toimialarajattoman toimintamallin.
– Olemme halunneet luoda täysin uudenlaisen kokonaisuuden, jolle on selkeä tarve kuntakentällä, ja jolla saadaan aikaan merkittäviä vaikutuksia. Toimintamalli ja alusta perustuvat kiertotalous-ajatukseen, jossa valmiit digitalisoidut prosessit ovat kaikkien omistajiemme saatavilla koko ajan kasvavassa prosessikirjastossa, ja näin omistaja-asiakkaamme voivat hyödyntää jo toisen kuntatoimijan digitalisoimaa prosessia nopeasti ja tehokkaasti. Tämä tehostaa kehitystyötä entisestään.
Prosessi- ja digialusta kilpailutettiin kesän aikana ja käyttöönotot alkavat lokakuun 2020 lokakuun alussa. Lisätietoja ja tarkemman esittelyn voit pyytää suoraan asiakasvastaaviltamme.