Monet kunnat kamppailevat samojen haasteiden parissa: digitalisaatio etenee vauhdilla, mutta sen strateginen johtaminen ja kehittäminen jäävät arjen kiireiden jalkoihin. Resurssit ovat vähissä ja järjestelmällisyys puuttuu.
Kuntaliiton tuoreen digitalisaatiokartoituksen mukaan juuri resurssien puute ja selkeän johtamismallin uupuminen ovat keskeisimpiä digikehityksen esteitä. Rauman kaupunki tunnisti nämä haasteet ja lähti kehittämään digitalisaation johtamista Tieran asiantuntijapalveluiden avulla.
Haasteena resurssipula ja järjestelmällisyyden puute Raumalla
Raumalla tietotekniikkapalveluiden hallinta ja ylläpito on ulkoistettu. Omana työnä tehtävää hallinto- ja kehitystyötä on uudistettava.
”Olemme tilanteessa, jossa selviämme arjesta, mutta järjestelmällinen kehittäminen jää tekemättä henkilö- ja osaamisresurssien puutteessa. Digitiekartta on olemassa, mutta sen toteuttaminen on käytännössä pysähdyksissä. Tarvitsemme selkeämmän tavan johtaa digitalisaatiota”, kertoo Rauman kaupungin konsernipalveluiden hallintopäällikkö Minna Liikanen.
Kaupungissa ymmärrettiin, että ilman selkeää digitaalisen johtamisen mallia esimerkiksi tekoälyn tai uusien järjestelmien systemaattinen ja tehokas hyödyntäminen jäisi haaveeksi. Myös tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset edellyttävät yhtenäisempää ja suunnitelmallisempaa lähestymistapaa muun muassa hankintoihin ja kehittämiseen.
Tieran asiantuntemus vauhdittaa muutosta
Rauma päätti hakea Tieralta asiantuntija-apua digitalisaation johtamisen kehittämisen käynnistämiseksi. Tieran asiantuntija Mikko Rieppo aloitti työn Rauman kanssa vuoden 2024 lopulla. Ensimmäisenä vaiheena toteutettiin nykytilakartoitus haastattelemalla laajasti kaupungin johtoa ja asiantuntijoita.
”Nopeasti kävi ilmi, että ihan ensimmäiseksi meidän oli pakko ratkaista organisoitumisen ja resursoinnin kysymykset. Ilman riittävää toimeenpanokykyä digitalisaation johtamisen prosessimalli jäisi vain paperiksi”, Rieppo kertoo.
Osana ensimmäistä vaihetta tehtiin myös benchmarkkaus muihin vastaaviin kaupunkeihin. Vertailu muihin samantyyppisiin ja tietotekniikkapalvelunsa ulkoistaneisiin kuntiin konkretisoi resurssitarpeen.
”Oli silmiä avaavaa huomata, että samantyyppisillä kaupungeilla on huomattavasti enemmän tietohallinnon resursseja kuin meillä. Tämä loi pohjaa lisäresursoinnin tarpeen ymmärtämiselle”, Minna Liikanen kertoo.
Yhteistyöllä kohti selkeää organisoitumismallia ja rooleja
Pohjatyön jälkeen perustettiin työryhmä, johon kuuluvat toimialojen edustajat ja kaupunginjohtaja. Tieran asiantuntijan fasilitoimana työryhmä alkoi määrittää Raumalle sopivaa organisoitumismallia digitalisaation tueksi. Työskentely on ollut tiivistä ja viikottaista.
”Työryhmän työskentely ja johdon sitoutuminen ovat olleet avainasemassa. Emme voi edetä, jos kaikki toimialat ja toimialajohtajat eivät ole muutoksen takana. Nyt haemme mallia, jonka kaikki hyväksyvät ja joka mahdollistaa asioiden tekemisen järjestelmällisesti”, Liikanen painottaa.
Työn alla on konkreettinen organisaatiomalli, joka kuvaa keskeiset roolit ja vastuut. Suunnitelmissa on myös uuden digitiimin perustaminen ja tarvittavien osaajien rekrytointi. Tavoitteena on luoda selkeä rakenne, joka tukee toimialoja digikehityksessä ja varmistaa kokonaisuuden hallinnan.
”Yhteistyö Tieran kanssa on toiminut erinomaisesti. Tieralla on laaja-alaista osaamista ja ymmärrystä niin johtamisesta kuin kunta-alan erityispiirteistäkin”, Liikanen summaa.
Työ Raumalla jatkuu. Tavoitteena on saada digitalisaation johtamisen organisoitumismalli valmiiksi syksyllä 2025. Tämä luo pohjan vuoden 2026 talousarvion suunnittelulle ja ennen kaikkea kaupungin palvelujen järjestelmälliselle kehittämiselle kuntalaisten parhaaksi.
Minna Liikasen opit digikehittämisestä
Rauman digimatkan perusteella Minna Liikanen korostaa seuraavia keskeisiä oppeja muillekin kaupungeille:
- Sitouta johto: Muutos lähtee ylimmästä johdosta ja vaatii kaikkien toimialojen yhteisen tahdon.
- Resursoi realistisesti: Ulkopuolinen benchmarkkaus voi auttaa hahmottamaan todellisen resurssitarpeen.
- Pidä luottamushenkilöt kartalla: Avoin viestintä luottamushenkilöille varmistaa ymmärryksen ja tuen tarvittaville päätöksille ja määrärahoille.
- Ole järjestelmällinen: Ad-hoc-ratkaisuista on siirryttävä kohti suunnitelmallista ja koordinoitua kehittämistä.