Tieran ja ESRI Finlandin yhteistyössä toimittaman uuden Tiera Cityn käyttöönotot käynnistyvät pian ensimmäisissä kunnissa. Rakennetun ympäristön kokonaisratkaisu sujuvoittaa kaupunkisuunnittelun ja maankäytön prosesseja ja antaa ajantasaisempaa tietoa päätöksenteon tueksi.
Edelläkävijäkunnat esittivät kaksi vuotta sitten toiveen nykyaikaisesta maankäytön kokonaisjärjestelmästä. Kunnat määrittelivät, mitä tarpeita järjestelmän tulee täyttää, ja nyt Tiera City on kilpailutettu ja optimoitu kuntien tarpeisiin sopivaksi ja se on valmiina käyttöönottoon.
Palvelukokonaisuus on määritelty yhdessä viiden edelläkävijäkunnan kanssa. Tiera toimi kehitystyössä kilpailuttajana sekä ICT- ja digiasiantuntijana ja ESRI Finland valittiin ratkaisun toimittajaksi. Prosessien toiminnanohjauksen lisäksi ratkaisu hallitsee tietoa mm. rakennuksista, kiinteistöistä, kaavoista ja pohjakartoista. Ratkaisu yhdistää kartta-aineistot ja rekisteritiedot helposti hyödynnettävään muotoon. Se kattaa kuntien tarvitsemat maankäyttöön ja rakennettuun ympäristön liittyvät tietotarpeet, jolloin eri toimintoihin ei tarvita erillisiä järjestelmiä. Kunnilla on nyt mahdollisuus vaihtaa vanhoja, osittain päällekkäisiä tai irrallisia järjestelmiä yhteen moderniin ja jatkuvasti päivittyvään SaaS-palveluun, joka huolehtii yksittäisten prosessien lisäksi kokonaisuudesta.
Suunnittelu ja työskentely on helpompaa, kun tieto on yhdessä paikassa kaikkien käytössä
Kaavoitukseen, kiinteistönmuodostukseen ja hankehallintaan liittyvät prosessit mallinnetaan ratkaisuun valmiiksi, jolloin järjestelmä osaa ohjata tekemistä, tietoa on helppo jakaa eri osapuolille ja tiedolla johtaminen on helpompaa. Näin pirstaloitunut tieto prosessien vaiheista siirtyy yksittäisiltä ihmisiltä kaikkien hyödynnettäväksi. Ratkaisun ansiosta myös kaavoitus voidaan muuttaa tietomallipohjaiseksi ja osaksi keskitettyä tiedonhallintaa. Kaavat muuttuvat perinteisistä kartoista älykkäiksi osiksi kunnan kaupunkimallia. Tietojen yhdistäminen mahdollistaa myös sen, että kerralla voidaan valita näkyviin ne tiedot, jotka ovat sillä hetkellä työskentelyn kannalta olennaisia.
Järvenpää on yksi ratkaisun kehittämisessä mukana olleista kunnista. Järvenpäässä suunnitellaan tällä hetkellä Tiera Cityn käyttöönottoa ja kaupungissa odotetaan suurta hyötyä varsinkin siitä, kuinka ratkaisu yhdistää tietoa eri lähteistä ja ohjaa prosesseja ja toimintaa.
”Toiminnanohjausjärjestelmä on se suurin uudistus. Meillä oli erikseen järjestelmät yksittäisiä toimintoja varten ja ne toimivat hyvin, mutta halusimme lisäksi mukaan operatiivisen asianhallinnan eli toiminnanohjausjärjestelmän, jossa jokainen näkee kokonaisuuden sekä omat tehtävänsä aina kaavoitushankkeesta ja maanostosta rakennusluvan myöntämiseen. Järjestelmä kertoo työntekijälle, että nyt pitää lohkoa tontti, myöntää lupa tai antaa lausunto. Tähän asti nämä on hoidettu sähköposteilla, puhelimessa, Exceleillä, kokousmuistioissa ja muissa pöytäkirjoissa. Mikään välivaihe ei voi unohtua, kun järjestelmä vastaa kokonaisuudesta ja muistuttaa työntekijöitä prosessin vaiheista”, kommentoi Järvenpään paikkatietopäällikkö Joona Majurinen.
Tiera City säästää kunnan työntekijöiden työaikaa, kun prosessit sujuvoituvat ja toimintoja voidaan automatisoida. Samalla vanhoista ja osittain päällekkäisistä järjestelmistä ja niiden ylläpitokustannuksista voidaan luopua. SaaS-mallin ansiosta kunnan ei tarvitse ylläpitää omia palvelimia palvelua varten, ja ICT-tekniset kulut pienenevät. Tehokkuus ja tuottavuus kasvavat ja virheiden todennäköisyys pienenee, kun kaikki käyttävät samaa tietoa.
Tiera City -palvelu on modulaarinen, siihen voidaan lisätä uusia palveluita tai ottaa käyttöön vain ne osat, joita kunta aluksi tarvitsee. Avoimien rajapintojen ansiosta siihen voidaan liittää myös muiden luomia palveluita ja järjestelmiä sekä hyödyntää tietoa vapaasti järjestelmästä toiseen. Esimerkiksi Lupapiste ja kunnan oma asianhallintajärjestelmä voidaan liittää palveluun ja manuaalinen tiedonsiirto vähenee huomattavasti.
Tehokkaammat prosessit ja toiminnan parempi kokonaishallinta
Kunnan asukkaiden näkökulmasta prosessien tehostuminen ja toiminnan parempi hallinta tarkoittaa nopeampia käsittelyaikoja sekä helpompia tapoja osallistua päätöksentekoon ja antaa palautetta suunnitelmista. Kun kaikki tieto on yhdessä paikassa, se on myös aina ajan tasalla. Näin vältytään tekemästä päätöksiä vanhan tai virheellisen tiedon pohjalta.
”Järvenpään kaupunki kasvaa seuraavan vuosikymmenen aikana ja henkilökunnan lisäämisen sijaan voidaan ottaa käyttöön järjestelmä, jossa prosessi, jolla kaavoja laaditaan ja lupia myönnetään, pitää yllä paikkatietoa ja kaavoituksen kokonaisuutta. Tähän asti meillä on erillisiä järjestelmiä ja on ollut aikaa tuottaa kaava toisessa ja ylläpitää toisessa, mutta kun kasvu kiihtyy ja resurssitarve kasvaa, tarvitaan tietohuollon kannalta parempia järjestelmiä. Meillä on aikaa tehdä kaavoja, mutta ei aikaa ylläpitää ajantasakaavaa eli voimassa olevien kaavojen kokonaisuutta. Uusi järjestelmä ylläpitää kaavoja sitä mukaa kun kaavoitusta tehdään eikä ylläpitoon ja kokonaisuuden hallintaan tarvitse palkata lisää henkilökuntaa”, Majurinen kertoo.
Kuten järjestelmäuudistuksissa yleensä, olennaista on myös kunnan toiminnan uudistaminen. Ratkaisusta saadaan täysi hyöty irti, kun kunta kehittää toimintatapojaan uudistuksen yhteydessä. Myös käyttöönottoprojektiin tulee varata aikaa, sillä ratkaisuun siirretään tietoja eri lähtöjärjestelmistä ja työntekijät täytyy opettaa käyttämään ratkaisua tehokkaasti.
”Tiera kilpailutti yhdessä edelläkävijäkuntien kanssa määritellyn ratkaisunsa, jolloin kunnan ei tarvitse hoitaa kilpailutusta itse. Kannattaa todella tarkkaan harkita, lähteekö itse kilpailuttamaan. Siinä voi säästää vuosia, kun lähtee mukaan valmiiksi kilpailutettuun ratkaisuun. Kannustan kyllä Tieran muitakin omistajia liittymään samaan palveluun. Se on myös helppo tapa varmistaa, että noudattaa hankintalakia”, Majurinen summaa.
Tiera City on kehitetty vastaamaan vireillä olevaan kaavoitus- ja rakentamislain uudistukseen. Siihen on valmiiksi rakennettu toimintoja, joita maankäytöltä tullaan vaatimaan lakiuudistuksen myötä ja palvelua kehitetään jatkuvasti vastaamaan kuntien muuttuviin tarpeisiin. Tiera City -palvelun käyttöönottoprojektit aloitetaan ensimmäisissä edelläkävijäkunnissa alkuvuodesta 2022.
Ota yhteyttä, niin katsotaan, miten teidän kunnassanne voitaisiin nykyaikaistaa maankäyttöä!