Kuntien varhaiskasvatuksen digitalisoiminen onnistuu Tiera Vesseli -palvelukokonaisuuden avulla vaivattomasti. Palvelun sujuva käyttöönotto on avainasemassa, kun uusi järjestelmä otetaan käyttöön kiireisen arjen keskellä – mutta miten käyttöönotto tehdään mutkattomasti?
“Huolellisesti tehty hankintapäätös luo perustan onnistuneelle käyttöönotolle. Hankinnassa määritellään, mitkä kaikki Vesselin palvelukokonaisuuteen kuuluvat lisäpalvelut otetaan käyttöön, ja mitä integraatioita on tarpeen tehdä”, kertoo Riikka Latto, Tiera Vesselin ratkaisupäällikkö.
“Olemme koko ajan auttamassa ja tukemassa kuntaa“
Tieran kokeneet projektipäälliköt ja Tiera Vesselin järjestelmätoimittajan asiantuntijat ottavat vetovastuun heti hankintapäätöksen jälkeen. Tyypillisesti käyttöönotto kestää noin neljä kuukautta.
“Teemme kattavan yksityiskohtaisen suunnitelman, joka sisältää käyttöönoton tehtävät, vaiheet, aikataulut ja koulutukset. Kunnan ei oikeastaan tarvitse kuin noudattaa suunnitelmaa ja sen aikataulua, niin käyttöönotto onnistuu sujuvasti. Me seuraamme aktiivisesti käyttöönoton etenemistä. Olemme koko ajan auttamassa ja tukemassa kuntaa siinä, että kaikki käyttöönoton vaatimat tehtävät tulevat tehdyiksi”, kertoo projektipäällikkö Katju Lähteenaro.
Käyttöönoton toteutus alkaa tietojen siirrolla (migraatio) vanhasta järjestelmästä Tiera Vesseliin. Samanaikaisesti käynnistetään järjestelmän tekninen toteutus sekä koulutukset, joiden aikana kunnan avainhenkilöt oppivat Tiera Vesselin käytön kaikki osa-alueet. Koulutuksissa käytetään oikeaa tuotantoympäristöä.
“Tiera Vesseli voidaan ottaa käyttöön, kun tarvittavat tiedot on siirretty vanhasta järjestelmästä, asiakaskohtaiset määritykset on tehty ja koulutukset pidetty”, Lähteenaro tiivistää.
Tieran ja järjestelmätoimittajan asiantuntijat varmistavat, että käyttöönotto etenee kitkatta kaikenkokoisissa projekteissa. Onhan kyse usein isosta muutoksesta kunnan varhaiskasvatuksen toiminnassa. Se koskee niin hallintoa kuin työntekijöitä ja päiväkotilasten vanhempiakin.
Intensiivitukea käytön ensivaiheessa
Palvelupäällikkö Johanna Kotamäki vastaa Tiera Vesselin jatkuvista palveluista käyttöönoton jälkeen.
“Hiotut projektimallimme varmistavat sujuvan siirtymisen käyttöönotosta jatkuvaan palveluun. Asiakkaalla on mahdollisuus intensiivitukeen ja opastukseen käyttöönoton aloitusvaiheessa haluamissaan asioissa. Näin varmistamme, että henkilöstö voi aloittaa tuotantokäytön huoletta,” Kotamäki kertoo.
Myös kunnan aktiivinen rooli on tärkeää onnistuneelle käyttöönotolle.
“On tärkeää, että kunnalla on oma projektipäällikkö ja että he sitoutuvat projektiin täysillä. Lisäksi kunnan täytyy varmistaa sisäinen tiedonkulku ja kouluttaa myös päiväkotilasten vanhemmat Tiera Vesselin sovelluksen käyttöön,” Latto vinkkaa.