Siilinjärven kunnassa havaittiin, että kaikki IT-järjestelmien väliset integraatiot eivät aina toimineet odotetusti, eikä siirtojen valvonta ollut nykyaikaisella tasolla. Tärkeitä tiedostoja saattoi jäädä siirtymättä oikeisiin paikkoihin. Ongelman ratkaisemiseksi Siilinjärvi lähti yhdessä Tieran integraatiotiimin kanssa uudistamaan kunnan käyttämät integraatiot ja ottamaan käyttöön Tieran integraatioalustan.
Uudistustyössä käytiin systemaattisesti läpi kaikki tiedostonsiirrot, joista suuri määrä oli tarpeettomia.
“Kävimme yhdessä Tieran integraatiotiimin kanssa kaikki siirrot yksityiskohtaisesti läpi. Tunnistimme kriittiset ja aktiiviset tiedot, joita kunnassa tarvitaan. Löysimme esimerkiksi vanhoja skriptejä, jotka eivät siirtäneet mitään, mutta olivat silti olleet toiminnassa jopa vuosia”, Siilinjärven kunnan digijohtaja Tiia Häsä kertoo.
Erilaisia integraatioita oli aiemmin useita kymmeniä, nyt niiden määrä on karsittu reiluun kymmeneen. Siilinjärven käytössä on Tieran integraatioalusta, joka ei vain automatisoi siirtoja, vaan tarjoaa myös kattavat valvonta- ja raportointiominaisuudet. Integraatiopalvelu mahdollistaa tiedostojen siirron lisäksi prosessin vaiheisiin liittyviä automaattisia tarkistuksia.
“Se varmistaa, että tiedosto on syntynyt, se on oikean muotoinen, oikein nimetty ja sisältää tarvittavat tiedot. Lisäksi järjestelmä voi lähettää automaattisia ilmoituksia ja suorittaa tarvittavia jälkitoimenpiteitä, kuten arkistointia ja tiedonhallintalain mukaista tietojen tuhoamista”, Häsä luettelee integraatiopalvelun etuja.
Huoletonta ja luotettavaa palvelua
Siilinjärven integraatiot liittyvät esimerkiksi palkanmaksuun ja kirjanpitovienteihin tai vaikka kansalaisopiston laskutukseen. Tieran integraatioalustan avulla manuaalinen työ on jäänyt pois. Yksi merkittävä hyöty uudessa järjestelmässä onkin huolettomuus ja luotettavuus.
“Manuaaliseen valvontaan ei enää ole tarvetta, kun palvelu hoitaa sen automaattisesti. Aiemmin ongelmien havainnointi ja korjaaminen saattoi viedä päiviä, kun vasta kolmas taho huomasi aineiston puutteita tai loppuasiakas kokonaan puuttuvan laskun. Nyt Tieran järjestelmät hälyttävät virheestä välittömästi. Tämä vapauttaa resursseja muihin tehtäviin ja tekee kaikkien työstä tehokkaampaa.”
Häsä suositteleekin Tieran integraatioalustaa kunnille, joilla on useampia järjestelmien välisiä siirtoja: Laajemmassa mittakaavassa se tuo ehdottomasti säästöjä ja tehostaa toimintaa merkittävästi.
“Integraatioiden toteuttaminen on pienemmillekin kunnilla taloudellisesti mahdollista”
Tiia Häsä antaa kiitosta tieralaisille proaktiivisesta ja aktiivisesta yhteistyöstä. Yhdessä sparrailu on kannattanut.
“Erityiskiitos lähtee Minna Hautamäelle, joka on ollut meidän ensisijainen yhteyshenkilömme ja todellinen avainhenkilö, että kaikki on toiminut. Minnalla on mielenkiintoisia ideoita toteutuksiin, eikä hän mene sieltä, mistä aita on matalin. Kehittäminen on helppoa, kun toisella puolen on niin idearikas tyyppi, jonka kanssa kemiatkin natsaavat”, Häsä sanoo.
Häsän mukaan seuraavaksi he alkavat kehittää Tieran kanssa identiteetin hallintaa henkilöstöhallinnon ja käyttäjähallinnan järjestelmien välillä. Monilla kunnilla on kestohaasteena se, etteivät henkilöstön tiedot ole ajan tasalla.
“Tittelit muuttuvat ja kustannuspaikat vaihtuvat, mutta tietojen muuttaminen manuaalisesti unohtuu herkästi. Jo tietoturvan kannalta on äärimmäisen tärkeää, että oikeat ihmiset pääsevät kirjautumaan oikeisiin paikkoihin. Teknologiat alkavat olla nyt siinä kehitysvaiheessa, että tällaisten integraatioiden toteuttaminen on pienemmillekin kunnille taloudellisesti mahdollista”, Häsä sanoo.