Moderni kuntajohtaminen hyödyntää monipuolisesti dataa suunnittelussa ja päätöksenteossa. Tiedolla johtamisen avulla kuntien, kaupunkien ja maakuntien johto pystyy tekemään päätöksiä, jotka vähentävät kustannuksia ja lisäävät vaikuttavuutta. Tähän tarvitaan modernit toiminnanohjauksen työkalut ja myös toimintatapojen muutosta. Miten moderni kunta johtaa tiedolla, Vesa Heinälä, Tieran toiminnanohjausratkaisuista vastaava johtaja?
– Modernit työkalut tarjoavat kuntajohdolle relevantin visuaalisen näkymän oleelliseen tietoon ja siitä johdettuihin analyyseihin. Jokaiselle kuntajohdossa toimivalle tarjotaan juuri hänen tarvitsemansa näkymä tietoon. Kuntakonsernin, toimialojen ja liikelaitosten johdossa toimivat tarvitsevat kukin omanlaista tietoaan.
Toiminnanohjausjärjestelmä näyttää virtuaalisessa johdon tilannehuoneessa visuaalisen yleiskuvan kunnan tai sen tietyn toimialan johtamiseen vaadittavasta tiedosta. Yleisemmästä tiedosta pääsee klikkaamalla porautumaan yksityiskohtaisempaan tietoon.
– Näin esimerkiksi kuntajohto näkee nopeasti, kuinka iso osa vanhustenhoidon palveluista tuotetaan itse ja kuinka iso osa ostetaan, mitä eri palvelut maksavat kunnalle ja vaikka kuinka monta hoitajaa kussakin hoitoyksikössä keskimäärin on. Tällaista visuaalisessa muodossa tarjottavaa tietoa kuntajohdossa tarvittaisiin tällä hetkellä.
– Analyysien avulla kuntajohto näkee, mitkä ovat tietyn kuntapalvelun hoitamisen tavat edullisimmasta kalleimpaan ja kuinka paljon mikäkin hoitamisen tapa maksaa. Dataan perustuvat analyysit helpottavat kunnan toiminnan kehittämistä ja tehostamista sekä neuvotteluja yksityisten palveluntuottajien ja kolmannen sektorin toimijoiden kanssa, Vesa Heinälä kertoo.
Visuaalinen näkymä ja mobiili pääsy tietoon poliittisille päättäjille
Datan visualisointi tuo helpotusta myös poliittisille päättäjille kuntien hallituksissa ja valtuustoissa.
– Uudet toiminnanohjauksen järjestelmät tarjoavat visuaalisen näkymän myös nykyisiin ja olemassa oleviin taloussuunnittelun ja -seurannan raportteihin. Verrattuna riveissä ja sarakkeissa oleviin numerotietoihin, datan visualisointi tekee asiat helpommin ymmärrettäviksi ja nostaa merkittävät asiat näkyvämmiksi. Lisäksi modernit järjestelmät tarjoavat mobiilin pääsyn tietoon, mikä on arvokasta erityisesti päättäjille, Heinälä sanoo.
Controllereille omat työkalut analyysien tekoon
Tiedolla johtaminen ja datan hyödyntäminen yllä kuvatulla tavalla vaatii modernia tiedon jalostajien käytettävissä olevaa tietovarastoa, johon linkitetään eri lähteistä tietoa. Lähteet ovat tyypillisesti talouden ja hallinnon järjestelmiä, mutta tulevaisuudessa ne ovat myös smart city -kehityksen mukanaan tuomia asiakkuuden hoidon järjestelmiä ja IoT-järjestelmiä.
Moderni toiminnanohjaus tuo kuntien taloushallinnon controller-toiminnassa työskenteleville tiedon jalostajille omat työkalut. Ne helpottavat ja nopeuttavat käytettävissä olevan tiedon yhdistelyä, jalostamista ja analyysien tekemistä.
– Näiden työkalujen avulla tiedon jalostajat pystyvät vastaamaan kuntajohdon tietopyyntöihin aikaisempaa nopeammin. Niillä he myös jalostavat dataan pohjautuvia analyyseja suunnittelun ja päätöksenteon tueksi kuntajohdon pyynnöstä, Vesa Heinälä sanoo.
– Uudet työkalut mahdollistavat sen, että eri tietolähteistä saatavaa dataa voidaan yhdistellä ja analysoida visuaalisesti. Niiden avulla voidaan simuloida eri skenaarioita, tuottaa raportteja ja kaavioita, jotka korostavat päätöksenteon kannalta tärkeitä asioita helposti ymmärrettävässä muodossa.
– Hyvätkään työkalut eivät toki korvaa controllerin asiantuntemusta. Tiedon jalostajina heillä tulee olla syvä ymmärrys siitä toiminnasta, mitä he analysoivat. Esimerkiksi varhaiskasvatuksen toimialaa tukevat controllerit tietävät, mitä päiväkodeissa ja esiopetuksessa tapahtuu ja mitkä asiat ovat merkityksellisiä toimialan päätöksenteossa.
Valmis tuote otettavaksi käyttöön kaikenkokoisissa kunnissa
Kuntien toiminnanohjaus ja tiedolla johtaminen ei ole vain isojen kuntien mahdollisuus.
– Moderni toimintatapa sopii myös pienempiin kuntiin, silloin kun ne tekevät yhteistyötä toisensa kanssa esimerkiksi tiedon jalostamisessa ja controller-toiminnon järjestelmissä. Isot kunnat ja kaupungit ovat toiminnanohjauksen hyödyntämisessä pioneereja Suomessa. Esimerkiksi Turku on tällä hetkellä Suomessa eturintamassa tiedolla johtamisen edistämisessä.
– Meillä Tierassa on valmis tiedolla johtamisen tuote otettavaksi käyttöön. Jos olet kiinnostunut kuulemaan lisää, ota meihin yhteyttä, Vesa Heinälä kehottaa.
Katso myös aiheeseen liittyvä aiempi artikkeli Tiedolla johtaminen auttaa kuntajohtoa parempiin päätöksiin.