Tampere ja sen kahdeksan kehyskuntaa ovat luoneet ict-yhteistyömallin, jossa iso ei syö pientä ja jokainen hyötyy. Vuoden 2018 alussa kuntayhdeksikkö solmi sopimuksen tietohallintopalvelujen järjestämisestä Tiera Verkkokaupan kanssa.
Tampereen tietohallintopäällikkö Elias Kärki ja Ylöjärven tietohallintopäällikkö Sanna Silventoinen avaavat läppärinsä Tampereen virastotalon neuvotteluhuoneessa ja ryhtyvät heti hommiin. Kaksikko tuntee Tampereen ja kehyskuntien ict-reseptin ja on ollut kehittämässä sen aineksia jo vuosia. Mukana yhteistyössä ovat Tampereen ja Ylöjärven lisäksi Nokia, Lempäälä, Pirkkala, Orivesi, Kangasala, Hämeenkyrö ja Vesilahti.
– Tämä yhteistyö selkeästi hyödyttää kaikkia. Päätöksiä ei runnota isoimman näkökulmasta, vaan eri kokoiset itsenäiset kunnat tekevät ratkaisuja yhteiseksi hyväksi, Elias Kärki sanoo.
Kokemusta on kertynyt 10 vuoden ajalta
Nykyinen sopimus pohjaa jo kymmenen vuotta kestäneeseen Tampereen kaupunkiseudun yhteistyöhön. Kuluva vuosi on siis juhlavuosi – eikä syyttä. Tänä aikana kunnat ovat oppineet toteuttamaan isoimmat palvelut ja hankinnat yhteisesti. Suurin kunnista on yli 230 000 asukkaan Tampere ja pienin alle 5 000 kuntalaisen Vesilahti. Kaikkiaan alueella asuu lähes 400 000 ihmistä.
Kuntayhdeksikön strateginen johto toimii Tampere-vetoisesti, mutta muuten yhteistyö on demokraattisesti hoidettu. Seudulliseen johtoryhmään kuuluu jokaisesta kunnasta jäsen, jolla on riittävästi kannuksia tehdä päätöksiä. Toimeenpano hoituu paikallisella tasolla.
– Eri kokoisten kuntien yhteistyö vaatii hyvää keskusteluyhteistyötä niin strategiatasolla kuin valmisteluvaiheessakin. Kaikki ei sovi kaikille – ja se ymmärretään. Kunnat voivat tulla eri hankkeisiin mukaan eri aikaan, Sanna Silventoinen toteaa.
Verkkokauppa ja kilpailutus kiinnostivat
Elias Kärjen mukaan Tampere ja sen kehyskunnat kaipasivat uutta näkymää ict-hankintojen kehittämiseen, ja siksi yhdeksikkö liittyi Tiera Verkkokauppaan. Marraskuussa 2017 tehtiin sopimus mobiililaitteista ja alkuvuonna 2018 päätelaitteista.
– Verkkokauppa kiinnosti jo itsessään. Lisäksi halusimme julkista tahoa lähellä olevan yhteistyökumppanin. Tiera on kuntien omistama yhtiö, joka täyttää vaaditut normit ja myös kilpailuttaa puolestamme. Verkkokaupan kautta isojenkin määrien osto onnistuu ja laitteiden toimitusvarmuus on kunnossa, Kärki luettelee Tieran hyötyjä.
Lisäksi kunnat saavat Tiera Verkkokaupan avulla virtaviivaistettua hallintorutiineja: kun välivaiheet jäävät pois, säästyy aikaa ja työntekijät voivat keskittyä muihin asioihin.
– Sopimustoimittajia oli aiemmin kolme ja minikilpailutuksia kerran vuodessa. Nyt halusimme lähteä kohti koko laitteen elinkaaren hallintaa, Kärki kertoo.
Kustannussäästöjä ja parempia palveluita
Tulevaisuudessa kuntayhdeksikön on tarkoitus automatisoida Tiera Verkkokaupasta tehtäviä laitehankintoja. Myös tilaukset sekä laskutus halutaan integroida kuntien sisäisiin systeemeihin. Tietohallinnon kuntayhteistyön tavoitteena on saada paitsi kustannussäästöjä myös yhä paremmaksi kehittyviä palveluita kuntalaisille yli kuntarajojen.
– Me mahdollistamme sen, että terveys-, koulu- ja sosiaalipalvelut hoituvat hyvin ja kansalaisten tiedot ovat varmassa tallessa. Hyökkäyksiä tietoverkkoon tulee päivittäin satoja. Meillä onkin seudullinen tietoturvaryhmä ja yhteiset toimintaohjeet, Kärki kertoo.
ICT:n täytyy toimia kaikin puolin. Pelkästään Tampereen kaupungilla on 24 000–25 000 ict-laitetta, joista muutama tuhat on aina kierrossa ja neljäsosa vaatii vuosittain uusimista.
– Jos toimitusprosessi tökkisi, se olisi kriittistä esimerkiksi terveydenhuollossa, Kärki sanoo.
Laitteiden elinkaariajattelu innostaa
Tiera-yhteistyössä Tampere ja kehyskunnat valmistelevat laitekokoonpanot yhdessä. Ne ovat sopineet, että puhelimen voi valita muutamasta mallista – tietokoneissa kavalkadi on hivenen kapeampi. Kunnat saavat itse ratkaista, millä volyymilla uusia laitteita hankkivat.
Ylöjärven tietohallintopäällikkö Sanna Silventoinen pitää harkinnan arvoisena Tiera Verkkokaupan tarjoamaa mahdollisuutta hoitaa laitteiden koko elinkaari: rahoitus, tilaus, liisaus, rekisteröinti, asennus, paikalle tuonti ja ylläpito.
– Ulkoistamalla vakioidun laiteympäristön pystymme pitämään kustannukset kurissa. Kompakti laitevalikoima heijastuu myös ylläpitopuolelle. Ei tule liikaa rönsyjä.
Silventoinen kertoo, että ennen Tieraan liittymistä kunnat pohtivat paljon, mitä lisäarvoa kuntien oma kilpailutus toisi.
– Totesimme, että omasta kilpailutuksesta ei olisi mitään hyötyä suhteessa siihen käytettävään aikaan. Nyt laitekirjo on myös huomattavasti laajempi kuin mitä olisimme omalla kilpailuttamisella saaneet.
Silventoisen mielestä Tiera Verkkokauppaan liittyminen oli turvallinen valinta.
– Saatavilla ovat alan johtavat tuotemerkit ja palvelut. Nyt ei ole riskiä, että putoaisimme kehityksen kelkasta.
”Ajansäästö on kaikista kovin juttu”
Tietohallintopäälliköt Sanna Silventoinen ja Elias Kärki kertovat käyttökokemuksia Verkkokaupan ensimmäisiltä kuukausilta.
– Työntekijät ovat olleet tyytyväisiä, kun ovat voineet tilata puhelimensa suoraan Tiera Verkkokaupasta. Ja ICT:ssähän menee silloin hyvin, kun palautetta ei tule, tietohallintokaksikko toteaa.
Atealla Tiera-yhteistyöstä ja -liiketoiminnasta vastaava Account Executive Pertti Laitinen on istunut tietohankintapäälliköiden Sanna Silventoisen ja Elias Kärjen kanssa monet kerrat yhteisissä palavereissa keskustelemassa kuntien ict-tarpeista.
– Hienoa, että kunnat ovat saaneet yhteistyönsä toimimaan. Se ei ole nimittäin ihan itsestään selvä juttu, kun kuntia on peräti yhdeksän, Laitinen sanoo.
Viime vuonna Espoon kaupunki komeili Tiera Verkkokaupan suurimpana asiakkaana. Tänä vuonna kruunua kantavat juuri Tampere ja kehyskunnat.
– Meidän lisäarvomme Tiera Verkkokaupassa on se, että pystymme yhteistyöhön näinkin isojen toimijoiden kanssa, Laitinen toteaa.
Asiakkaita hyödyttävät myös Atean hoitamat laitevalintoja ja standardointeja koskevat kilpailutukset.
– Jokainen kunta – niin iso kuin pieni – saa suuren tilausmäärän ansiosta myös hintaetua. Uskon, että ajansäästö hankintaprosessissa on kaikista kovin juttu.