Ilmajoen kunnassa oli haaste: kokonaisnäkemys kunnan tietojärjestelmistä oli puutteellinen ja samaan aikaan pitäisi uusia ja kehittää tietojärjestelmiä työn tehostamiseksi ja rutiinien automatisoimiseksi.
”Meillä on käytössä paljon erilaisia tietojärjestelmiä, ja kokonaisuuden hahmottaminen oli hankalaa. Halusimme saada selkeän näkemyksen nykytilasta ja kehitystarpeista sekä ymmärtää paremmin, missä voisimme hyödyntää automaatiota ja parantaa prosesseja”, Ilmajoen hallintojohtaja Marko Lähde kuvaa lähtötilannetta.
Kuntaliiton tuoreen digitalisaatiokartoituksen mukaan omien resurssien ja osaamisen puute on kuntien suurin digitalisoinnin hidaste. Tämä näkyy myös Ilmajoella.
”Mennään ohuella miehityksellä niin IT:ssä kuin toimialoilla, eikä meillä välttämättä ole riittävästi henkilöitä viemään kehitysprojekteja eteenpäin, vaikka osaamista olisikin”, Lähde pohtii.
“Digianalyysi oli meille hyvä projekti”
Tieran toteuttama digianalyysi tarjosi Ilmajoelle ratkaisun nykytilan analyysiin ja hyvän kokonaiskuvan muodostamiseen. Prosessiin kuului toimialojen haastatteluja nykytilan ja kehittämiskohteiden kartoittamiseksi sekä laajempi digifiiliskysely henkilöstölle. Tieran asiantuntija kävi läpi kunnan kaikki tietojärjestelmät ja etsi kohtia, joissa kehittämisellä saataisiin nopeimmin tuloksia.
“Tieran tekemä digianalyysi oli meille hyvä projekti. Sen avulla saimme hyvän kokonaisnäkemyksen siitä, millaisia tietojärjestelmiä meillä on, mitkä ovat kiireellisimmät kipupisteet, jotka pitäisi ratkaista, ja mitä digitalisaatioon kuuluvia asioita kannattaisi lähteä ensimmäisenä kehittämään”, Lähde kertoo.
Osallistaminen sitouttaa henkilöstöä
Erityisen tärkeää Lähteen mielestä oli henkilöstön laaja osallistaminen prosessiin, niin analyysin toteutukseen kuin purkutilaisuuksiin.
“Osallistaminen sitouttaa henkilöstä muutokseen ja nostaa esiin arvokkaita käyttäjien näkökulmia. Analyysin purkutilaisuus, jossa eri toimialojen ihmiset kuulivat toistensa tarpeista, synnytti hyvää keskustelua ja uusiakin kehitysideoita.”
”Tieran ulkopuolinen näkemys ja kokemus siitä, miten asioita tehdään muissa kunnissa, antoi meille hyviä ajatuksia ja ideoita oman toiminnan kehittämiseen”, Lähde summaa.
Analyysi tarjosi myös tärkeää vahvistusta sille, mihin suuntaan kehitystyössä kannattaa edetä. Tavoitteena on paitsi taloudellinen tehokkuus, myös työtehtävien muuttuminen mielekkäämmiksi vähentämällä ja automatisoimalla rutiineja.
Verkostoituminen ja yhteistyö tärkeää
Marko Lähde suosittelee digianalyysin tekemistä muillekin kunnille.
”Digianalyysi avaa silmiä tietojärjestelmien määrälle ja kirjolle. Se auttaa esimerkiksi varmistamaan, ettei kunta-konsernin eri osilla ole käytössä päällekkäisiä järjestelmiä.”
Lähde korostaa myös verkostoitumisen ja yhteistyön merkitystä muiden kuntien kanssa.
“Etelä-Pohjanmaalla kuntien talousjohtajat vaihtavatkin jo kokemuksia, miten digitalisoida ja automatisoida kuntien taloushallintoa”, Lähde kertoo esimerkin.
Digikehittäminen ei Lähteen mukaan ole pikaprojekti vaan vaatii aikaa.
“Toiminnan muuttaminen vaatii aikaa, tyypillisesti 1-3 vuotta jatkuvaa kehittämistä sekä riittäviä resursseja. Tieran asiantuntemus on arvokasta erityisesti kehitysprojektien vetämisessä, johon kunnan omat resurssit eivät aina riitä”, Lähde sanoo.