Turun kaupunki toimi edelläkävijänä ja aloitti Microsoft 365 Copilot -tekoälypalvelun käyttöönoton keväällä 2024. Käyttöönottoprojektin onnistumisen takasi vahva kumppanuus: kaupunki hyödynsi Tiera 365 -palvelun kautta kilpailutettua asiantuntijapalvelua, jossa käyttöönoton toteutti Microsoftin tekoälyratkaisuihin erikoistunut Sulava.
”Olimme täysin uuden edessä. Meillä ei ollut organisaatiossa riittävää osaamista tai resursseja näin merkittävän teknologian omaksumiseen, opastamiseen ja jalkauttamiseen”, kertoo Turun kaupungin Microsoft 365 -palveluiden käyttöpäällikkö Katja Klemola.
Ylin johto sitoutui muutokseen
Turku lähti liikkeelle 50 käyttäjän pilotilla, jossa mukana oli kaupungin ylintä johtoa ja tekoälystä aktiivisesti kiinnostuneita asiantuntijoita.
”Kiinnostuneiden määrä ylitti odotukset. Kesäloman jälkeen nostimme käyttäjämäärän jo yli sataan, ja mukaan tuli kokonaisia tiimejä ideoimaan ja kokeilemaan Copilot-tekoälyn hyödyntämistä omissa työtehtävissään”, Klemola kertoo.
Käyttöönotto vaatii suunnitelmallista tukea
Viiden kuukauden mittainen käyttöönottoprojekti sisälsi sekä yhdessä Tieran kanssa tehdyn teknisen Microsoftin 365 -ympäristön valmistelun että intensiivisen koulutusjakson. Koulutuksissa keskityttiin eri Microsoftin sovellusten tekoälyominaisuuksiin ja järjestettiin lisäksi ”kysy mitä vain” -sessioita.
”Tekoäly ei ole helppo ja nopea teknologia omaksuttavaksi, vaan vaatii henkilöiltä paneutumista ja aikaa. Kumppanin valmis konsepti piti pyörät pyörimässä ja kannusti sinnikkäästi uuden teknologian opetteluun”, Klemola kertoo.
Investointi osoittautui kannattavaksi ja tekoälyn käyttöä laajennetaan vuoden 2025 aikana
Käyttöönottoprojektin tuloksia mitattiin systemaattisesti. Tehokkuuden ja ajansäästön arviointi osoitti investoinnin kannattavaksi, mikä johti päätökseen laajentaa Copilotin käyttöä vuoden 2025 aikana.
”Ne, jotka ovat ottaneet Copilotin käyttöön, eivät enää luopuisi siitä. Tämä kertoo paljon tekoälyn tuomista hyödyistä”, Klemola toteaa.
Osaava kumppani takaa onnistumisen
Turun kokemusten perusteella tekoälyn käyttöönotto kannattaa tehdä osaavan kumppanin kanssa. ”Kuntaorganisaatioita viedään yhä enemmän asiantuntijaorganisaation suuntaan. Oma väki vähenee, joten koulutus- ja kehittämistukea kannattaa hankkia soveltuvilta kumppaneilta”, Klemola sanoo.
Kokeneet tekoälyyn erikoistuneet kumppanit auttavat kaupunkeja välttämään yleiset virheet ja opastamaan nopeasti parhaisiin käytäntöihin verrattuna siihen, että kaupunki itse lähtee omin voimin ottamaan tekoälyä käyttöönsä.
Tiera 365 -palvelun kautta kuntatoimijat ja hyvinvointialueet voivat hankkia Microsoft-asiantuntijapalveluita kuten Copilot-tekoälyn käyttöönottoprojekteja ilman omaa kilpailutusta.