Kasvavat asiakasmäärät, yhä niukemmin rahaa käytössä ja pulaa työntekijöistä. Hyvinvointialueilla ollaan ongelmissa. Miten luoda kotiin tuotavia palveluja laadukkaasti ja kustannustehokkaasti?
Kustannussäästöille on hyvinvointialueilla aito tarve, sillä kotiin tuotavia palveluja käyttävien asiakkaiden määrä on kasvussa. Lisäksi työt pitäisi saada tehtyä vähäisemmällä väellä ja toisaalta pidettyä työntekijät työkuntoisina ja hyvinvoivina. Pako sote-alan työpaikoista on monin paikoin vakava.
Tieralla on hyvinvointialueille toimiva ratkaisu: Tiera Optima ja palvelujen strateginen optimointi.
Strategisessa optimoinnissa etsitään kullekin alueelle ja organisaatiolle parhaat mahdolliset vaihtoehdot kotihoidon palvelujen järjestämiseen hyödyntämällä tekoälyalgoritmeja. Tekoälyn avulla kehitetään palvelutuotannon vaihtoehtoja, jotka huomioivat muun muassa asiakasmäärät, heidän vaihtelevat tarpeensa, palvelua antavien työntekijöiden osaamisen sekä matkat autettavien ihmisten välillä. Syntyy vaihtoehtoisten toimintatapojen malleja, jotka huomioivat kaikki mahdolliset muuttujat.
“Strategisen optimoinnin avulla löydetään vaihtoehtoja, joilla työntekijöiden työaika ei mene esimerkiksi turhauttavaan edestakaisin ajeluun pitkin kuntaa asiakkaan luota toiselle. Sen sijaan kunkin hoitajan ajoreitit ovat mahdollisimman fiksusti rakennettu. Näin aikaa on käytössä enemmän itse työn tekemiseen asiakkaiden luona”, sanoo Tieran ratkaisupäällikkö Kati Hänninen.
Tämä on myös työhyvinvointikysymys, sillä kukapa haluaisi tehdä työtään ainaisessa kiireessä ja mielessä alituinen pelko, että unohdinko jotain. Vaikka itse työtehtävät hoituisivatkin, kiire ei anna tilaa ihmisen aidolle kohtaamiselle.
Hännisen mukaan palvelujen strategiselle optimoinnille on hyvinvointialueilla aito tarve. Ennen hyvinvointialueita yksittäiset kunnat huolehtivat kuntalaistensa palveluiden järjestämisestä. Kun siirryttiin suurempiin yksiköihin, yksittäisten kuntien palvelutarpeiden järjestäminen ja yhdistäminen on käynyt monimutkaisemmaksi.
“Palvelujen strategisella optimoinnilla homma saadaan toimimaan jouhevasti. Jo pelkästään strategisen optimoinnin hyödyntäminen auttaa hyvinvointialueita toimimaan fiksummin. Se auttaa muun muassa arvioimaan, mikä on riittävä henkilöstömäärä, miten reitit kannattaisi toteuttaa, tai millainen tiimirakenne soveltuisi alueelle parhaiten. Esimerkiksi asiakaskäyntien volyymin perusteella tiedetään, montako hoitajaa oikeasti tarvitaan. Asiakaskäynnit on optimoitu ja aikataulutettu tarkasti, ja tiedot siirtyvät työntekijöiden mobiililaitteille toteutettavaksi”, Hänninen sanoo.
Kaikki alkaa tilannekartoituksesta
Miten strategisessa optimoinnissa päästään sitten liikkeelle?
“Arvioimme yhdessä asiakkaan kanssa kotihoidon senhetkistä toimintaa ja mallinnamme erilaisia, vaihtuvia tilanteita. Näin saamme vastauksia siihen, miten asioita kannattaisi kenties muuttaa, jotta saadaan toivottuja vaikutuksia.”
Jos kuntia on ollut aiemmin esimerkiksi 3–4, niin yhdessä mietitään, miten toimittaisiin järkevästi. Aina hyvin toimivaa ei kannata rikkoa.
“Vaikka hyvinvointialue ei strategisen optimoinnin -projektin päätyttyä ottaisikaan Tiera Optimaa käyttöön, se hyötyy silti todella paljon optimoinnista. Se tuo ajatteluun tukea, miten palvelut kannattaisi järjestää ja minkälaisia muutoksia muuttuvat tilanteet tuovat mukanaan. Tiera Optiman voi ottaa käyttöön myös myöhemmin”, Hänninen sanoo.
Hoidon jatkuvuus paranee
“Tiera Optimassa on erityisen hienoa se, että järjestelmä osaa huomioida ja yhdistää käyttäjä- ja hoitajatarpeet. Näin esimerkiksi työntekijän sairastuessa ei olla pulassa, vaan järjestelmä laskee välittömästi uudet ohjeet, miten juuri sinä päivänä kannattaisi toimia”, sanoo Tieran palvelupäällikkö Jarno Mäkinen.
Tiera Optiman hyödyntäminen helpottaa myös vakituisten hoitorinkien järjestämistä. Kun sama ammattilaisten porukka hoitaa pääsääntöisesti tiettyä asiakasta, he tuntevat ja tietävät hänen tilanteensa, jolloin esimerkiksi tietokatkosten riski pienenee, asiakkaan muuttuvien tarpeiden seuranta helpottuu ja hoidolla on jatkuvuutta. Myös asiakas on tyytyväisempi, kun ovella ei ole joka kerta uusi ihminen, jolle kertoa huolistaan ja toiveistaan.
Määrällisten tavoitteiden lisäksi Tiera Optimassa onkin huomioitu myös laadulliset tavoitteet.
“Lisäksi esimerkiksi siirtymät asiakkaan luota toiselle otetaan huomioon, eikä yritetä ehtiä vartissa puolen tunnin matkaa. Myös työntekijöiden lounasajat ovat mukana järjestelmässä. Kenenkään ei tarvitse kuitata lounasta ajon aikana syötävällä sämpylällä. Kaikki tämä parantaa työntekijöiden työhyvinvointia ja jaksamista.”
Tiera Optima taipuu moneen
Strateginen optimointi ja Tiera Optima toimivat erinomaisesti juuri kotihoidossa, mutta yhtä lailla niitä voi hyödyntää myös monissa muissa palveluissa. Esimerkiksi ruokakuljetuksissa olisi tärkeää, ettei tule turhaa edestakaisin ajoa, ollaan tehokkaita ja ruokakin on perillä mahdollisimman herkullisena.
“On kustannustehokasta saada kulloiseenkin tilanteeseen fiksu reitti, joka huomioi esimerkiksi, jos juuri tuona päivänä autoja onkin vähemmän käytössä tai joku asiakas on peruuttanut senkertaisen tilauksensa”, Hänninen sanoo.