Aloitimme Tiera Vesseli -varhaiskasvatuksen käyttöönottoprojektit kuluneen vuoden aikana ja saimme ensimmäisen käyttöönoton tuotantokäyttöön. Nyt on aika tarkastella hieman tarkemmin projektin kulkua.
Törmäsin sosiaalisessa mediassa humoristiseen projektimääritelmään. Tekstissä projektin vaiheet oli kuvattu seuraavasti:
- Valtava innostus
- Jumalaton hämminki
- Helvetillinen sekaannus
- Järkiintymisvaihe
- Syyllisten etsintä
- Syyttömien rankaisu
- Niiden palkitseminen, jotka eivät osallistuneet projektiin.
Olen samaa mieltä ainoastaan ensimmäisestä vaiheesta – valtava innostus. Se kertoo rakkaudesta ja intohimosta tekemääni työtä kohtaan. Jokainen projekti on erilainen, ja on aina yhtä jännittävää aloittaa uusi projekti. Etukäteen ei voi tietää, mitä uutta kukin projekti tuo tullessaan.
Loppukesästä olimme Tieran Opetuksen tiimissä uuden äärellä, kun siirryimme lanseerausvaiheesta Tiera Vesselin käyttöönottoihin. Yhdessä Vesselin alihankkijan While On the Moven (WOM) kanssa suunnittelimme käyttöönottoprojekteja. Loimme yhtenäisen mallin taataksemme tasaisen laadun asiakkaillemme käyttöönottoihin.
Tiera Vesselin käyttöönottoprojektin kulku etenee pääpiirteissään seuraavasti:
- Projektin aloitus – valmistelemme ja suunnittelemme projektia yhdessä asiakkaan kanssa mm. selvitämme tarpeet, sovimme aikataulut ja jaamme tehtävät.
- Määrittelyt & toteutukset – perustamme (asennukset ja liitännät ulkoisiin järjestelmiin) asiakkaan ympäristön, siirrämme tietoja vanhasta järjestelmästä Vesseliin, koulutamme asiakkaan järjestelmän käyttöön, pidämme projektin seurantapalavereita sekä teemme ja ylläpidämme dokumentaatiota.
- Palvelun tuotantoonjulkaisu – siirrämme palvelun tuotantokäyttöön.
- Projektin päättäminen ja jatkuvan palvelun sopimukseen siirtyminen – pidämme päätöspalaverin, jossa keräämme palautetta ja jaamme kiitokset sekä opit. Sovimme avoimien tai seurattavien asioiden toimenpiteet. Lopuksi siirrymme hallitusti jatkuvaan palveluun.
Kumppani WOMin kanssa tehty yhteistyö on sujunut hyvin, ja toimintaa on kehitetty hyvässä hengessä. Paljon on saatu aikaan ja paljon on vielä tekemättä. Uusiin asiakkaisiimme on ollut ilo tutustua, ja heiltä on opittu paljon varhaiskasvatuksesta.
Asiakkaamme ovat antaneet arvokasta palautetta, jonka avulla toimintaprosesseja ja ohjeistuksia on saatu kehitettyä. Olemme tehneet erilaisia ohjeistuksia, palautekyselyitä, ja käyttöönottoprosessi kokonaisuudessaan on hioutunut käytännön myötä. Projektin seurantapalaverit ovat olleet tarpeellisia, koska niissä on voitu keskustella käyttöönotossa havaituista ajankohtaisista asioista, ja on voitu varmistaa projektin suunniteltu eteneminen aikataulussaan.
Voin myös todeta kirjoittaessani tätä tekstiä, että ensimmäinen Vesselin käyttöönotto on jo saatu onnistuneesti ja sovitusti tuotantokäyttöön 1.11.2021 alkaen.
Koska olimme Tiera Vesselin käyttöönottoprojektien äärellä ensimmäistä kertaa, ensimmäisten käyttöönottojen kohdalla asioita saattoi paikoin tulla eteen yllätyksenä. Näistä kaikista otimme opiksemme ja teimme niihin liittyviä kehitystoimenpiteitä.
Onnistuneen projektin edellytyksenä on välttää kompastuskivet ja keskittyä onnistumisen kulmakiviin. Projektia täytyy seurata ja varmistaa sovittujen asioiden eteneminen, jolloin varmistetaan, että pysytään aikataulussa sekä budjetissa. Projektissa pitää osata kuunnella yhteistyökumppaneita ja asiakasta, jolloin varmistetaan, että kaikilla on samalainen käsitys asioista eikä tehdä turhaa työtä ja saavutetaan haluttu lopputulos.
Pelkkä kuuntelu ei riitä, vaan täytyy osata reagoida ja ryhtyä toimenpiteisiin tilanteiden muuttuessa tai vaatiessa. Ei kannata olettaa mitään vaan kysyä suoraan eli kerätä palautetta, jolloin voidaan oppia ja kehittää. Jatkuva kehittäminen on onnistumisen edellytys.
Kirsi Wetterstrand
Palvelupäällikkö
Hyvinvointipalvelut, opetus ja kasvatus
Kuntien Tiera Oy
Kirsi Wetterstrand vastaa Vesselin sekä Edustoren ja Edisonin palveluhallinnasta ja jatkuvasta palvelusta. Palvelupäällikön tehtävän lisäksi Kirsi toimii Vesselin käyttöönotoissa projektipäällikön roolissa.
Kirsi Wetterstrand