”Yhdessä parempi arki” nousi strategian kantavaksi ajatukseksi, kun ruokapalveluita, puhtaus- ja välinehuollon, kiinteistötekniikan ja kiinteistöjen ylläpidon sekä logistiikan tukipalveluja tuottava Servica Oy vuonna 2019 uudisti strategiansa. Yrityksen pääomistajien sekä asiakaskuntien talous on jatkuvasti tarkastelun alla, ja paine tuottaa lisäarvopalveluita kuntalaisille kustannustehokkaasti on kova. Oman ICT-toimintaympäristön palveluliiketoimintaa tukeva vakaus ja tehokkuus on strateginen tekijä kustannustehokkuutta laskettaessa.
”Servicalaiset ovat tiiviisti mukana asiakkaidensa arjessa, johon kuuluu monia välttämättömiä asioita, joita usein kuvitellaan itsestäänselvyyksiksi: ruoka, puhtaus, toimivat ja terveet kiinteistöt sekä erilaisiin tarvikkeisiin ja materiaaleihin liittyvä logistiikka”, kertoo Servican tietohallintojohtaja Teemu Pesonen.
Yrityksen strategiatyön fokuksena oli digitalisaatio, jolla haetaan kustannustehokkuutta toimintaan. Strategiatyön yhteydessä tehty selvitystyö tuotti analyysin siitä, missä organisaatio on tällä hetkellä digikyvykkyyden suhteen, ja mihin suuntaan halutaan mennä. Samalla haluttiin varmistaa, että omat työkalut ja prosessit ovat hyvässä kunnossa. Tämä tarkoitti erityisesti varmistamista, että yhtiön käyttämät tietotekniset palvelut ja välineet ovat ajan tasalla ja osaltaan tukevat strategian toimeenpanoa sekä parantavat yhtiön tuottavuutta.
”Halusimme myös tietää, saadaanko nykyisiltä ICT-palveluntuottajilta tarpeitamme vastaavaa palvelua suhteessa odotuksiin, ja mitkä asiat ovat meidän oman tietohallinnon vastuulla, ja mitkä ICT-kumppanin vastuulla isossa kokonaisuudessa”, avaa Pesonen asiaa.
Selvitys tilattiin Tieran asiantuntijapalveluilta
Servica tilasi ICT-toimintaansa koskevan selvityksen asiantuntijapalveluna Kuntien Tieralta.
”Tiera valittiin, koska Tiera on hyvin samantyyppinen toimija kuin nykyinen ICT-palveluiden tuottaja, jolloin Tieralla on näkemystä markkinatilanteesta sekä ylipäätään alan toiminnasta”, kertoo Pesonen. Selvitys haluttiin teettää kolmannen osapuolen toimesta ulkopuolisen näkökulman saamiseksi. Se ei ollut Teemu Pesosen mukaan niin sanottu ensimmäinen askel palveluntuotannon siirtämiseen toimittajalta toiselle.
Selvitystyö käsitti nykyasetelmaa koskevan tilannearvion, keskeisten kehittämistarpeiden ja vaihtoehtojen sekä riskien tunnistamisen ja lopuksi objektiiviset suositukset ensivaiheen jatkotoimiksi. Selvitystyön tuloksena haluttiin tunnistaa kehityspisteet samoin kuin asiat, mitkä toimivat hyvin. Henkilöstön tyytyväisyys olemassa oleviin palveluihin haluttiin myös selvittää.
Tieran asiantuntijatyöpanokseen sisältyi johdon työpajoja, sovittuja avainhenkilöhaastatteluja, Servican esimiehille suunnatun verkkokyselyn sekä dokumentaatiopohjaista perehtymistä Servican toimintaan ja toimintaympäristöön. Lisäksi huomioitiin keskeiset kunta-alan, ICT-alan ja yleiset trendit unohtamatta muita ICT-toimintaan vaikuttavia muutostekijöitä. Pienimuotoisella tietopyyntömenettelyllä kartoitettiin useiden eri perustietotekniikkatoimittajien (pois lukien Tiera) valmiuksia ottaa Servica asiakkaakseen.
Kohti toiminnan ja tiedolla johtamisen kehittämistä
Loppuraporttiin koottiin toiminnan kehittämistä ja päätöksentekoa tukeva tilannekuva, skenaario- ja riskiarviot sekä keskeiset suositukset, joiden avulla Servica pystyi jatkamaan digitalisaatiovalmiuksiensa ja tietohallintotoimintansa kypsyystason nostamista entisestään.
”Tärkeimpänä loppuraportista nostettuna on viiden kehityskohdan lista, jonka tiimoilta olemme valinneet muutamia kehityskohteita ja päättäneet edistää näitä valittuja kohteita. Selvityksen jälkeen Servicassa aloitettiin esimerkiksi TIIJOT-hanke (Tieto toiminnan johtamisen ja kehittämisen tueksi), josta on alkamassa jatkoprojekteja muun muassa tiedolla johtamisen ja laskutusprosessien parissa. Lisäksi Tieran tekemän selvityksen jälkeen aloitettiin välittömästi selventämään rajapintoja ICT-palveluntuottajan ja Servican oman tietohallinnon kesken. Parasta antia Tieran kanssa tehdystä selvitystyöprojektista oli ehdottomasti selkeiden kehittämiskohteiden nouseminen tuloksissa.”, summaa Teemu Pesonen.
Tiera on tehnyt useita asiakkaiden toimintaympäristöön, ICT- ja digivalmiuksiin tai -ympäristöihin sekä prosesseihin liittyviä selvitystöitä erikokoisille kunnille, kuntaorganisaatioille ja kuntayhtymille. Useimpiin selvityksiin sopii ja skaalautuu hyvin Tieran omaksuma suoraviivainen työtapa, jossa lähdetään nykytilan kartoituksesta, edetään kehittämistarpeiden ja -vaihtoehtojen analysointiin ja tuotetaan lopuksi konkreettisia suosituksia jatkotoimiksi. Sisällölliset painopisteet ja rajaukset kuitenkin vaihtelevat asiakkaasta toiseen, jolloin Tieran laaja kokemuspohjainen kuntasektorin toiminnan tuntemus on suuresti hyödyksi.
Servica Oy
- kuntatoimijoiden omistama inhouse-yhtiö, päätoimipaikka Kuopiossa
- tuottaa omistajilleen ruokapalveluita, puhtaus- ja välinehuollon, kiinteistötekniikan ja kiinteistöjen ylläpidon sekä logistiikan palveluita
- työntekijöitä noin 1160, palveluiden piirissä yli 300 kiinteistö- ja laitoshuoltokohdetta
- toiminta yhtiöitetty 1.1.2019
- omistajina mm. Kuopion kaupunki, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri, Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, Siun Sote, Essote, Sosteri, Sisä-Savon terveydenhuollon kuntayhtymä, Savonia ammattikorkeakoulu, Pieksämäen kaupunki, Varkauden kaupunki, Suonenjoen kaupunki, Siilinjärven kunta ja Leppävirran kunta
- ostaa tietojärjestelmä- ja perustietotekniikkapalvelut pääosin kumppaneilta; oma tietohallinto pidetty Lean-tyyppisesti yhtiön ydintoimintaa hyvin tukevana asiantuntijayksikkönä.