Olli Nykänen
johdon asiantuntija

Onko köyhällä varaa halpaan?

Julkishallinnon organisaatioiden ICT-kyvykkyyttä arvostellaan usein syystä ja syyttä. Syitä löydetään mm. tavalla tai toisella epäonnistuneista hankinnoista. On saatu aikaan torsoja tai muuten huonoja uudistuksia, tai niihin on mennyt odottamattoman paljon rahaa. Kuitenkin moitteet siitä, että julkishallinnon ICT-yksiköissä vallitsisi yleinen välinpitämättömyys tai, että porukka olisi laiskaa, ovat useimmiten liioiteltuja ja jopa vääriä. Niska limassa painetaan virastoissakin, vaikkei se aina ulospäin näykään, ja joukossa on kovan luokan osaajia, vaikka eivät itsestään aina melua pidä.

 

Tavallisin ongelma ja pullonkaula on siinä, että ICT:n hyödyntämiseen panostetaan liian vähän

Juhlapuheissa kyllä julistetaan, että sitä ja tätä aiotaan saavuttaa uuden tietotekniikan keinoin, mutta budjetointivaiheessa tätä ei enää muisteta. Jälkeenpäin ihmetellään, miten laihoiksi saavutukset jäivätkään.

Johtamisestahan tässä on silloin kyse ja siitä, mikä oikeasti nähdään tärkeäksi. Toiveita ja odotuksia ei osata tasapainottaa sen kanssa, miten paljon on valmiutta sijoittaa eli investoida niiden toteuttamiseksi. Tarpeet ovat suuret mutta rahaa vähän, ja niukkuutta jaettaessa on ICT yhä varsin usein se toiminto, jonka merkitystä aliarvioidaan. Kuin unohtuisi vanha viisaus: onko köyhällä varaa halpaan?

Ajaako taksikuski halvimmalla autolla? Ei, hän sijoittaa sellaiseen, jonka ominaisuudet ovat varmasti hyvät sekä asiakaspalvelun ja -tyytyväisyyden että oman työergonomian kannalta. Kun sekä etu- että takapenkillä vallitsee tyytyväisyys, liiketoimintakin sujuu parhaalla mahdollisella tavalla.

Vastaavasti rakennusalan ammattilainen poraa ruuvinsa huomattavasti kalliimmalla pyörittimellä kuin satunnainen linnunpöntön nikkaroija. Työkaluun on voitava luottaa: sen on toimittava niin varmasti ja tehokkaasti, ettei sitä käyttäessä oikeastaan huomaakaan. Se vain toimii – oloissa kuin oloissa.

 

Pihistelyä ja säästöjen osoittamisen haasteet

Miksi tietotekniikassa yhä niin usein pihistellään ja kuvitellaan, että halvallakin saa hyvää? Siksikö, että joskus saa? Siksikö, etteivät kaikki kalliitkaan tuotteet ole hyviä, saati täydellisiä?

Niinhän se valitettavasti onkin: me teemme työtä puutteellisessa ja vieläpä monin tavoin epäloogisella tavalla puutteellisessa maailmassa. Laitteissa on lastentauteja, ohjelmistot eivät ikinä ole virheettömiä tai täysin tietoturvallisia ja tietoliikenne se vasta häiriöille altis onkin. Yksikin lenkki jos ketjussa pettää – eikä se aina ole käyttäjä itse – jää toivottu vastine rahoille saamatta.

Tietohallintojohtajien yksi epäkiitollinen tehtävä on yrittää osoittaa, että hyviin tietoteknisiin välineisiin panostaminen maksaa itsensä takaisin. Yritystoiminnassa tämä lienee tyypillisesti helpompaa kuin julkisella sektorilla.

Kun uuden ohjelmiston mahdollistama toiminnan muutos tuottaa kassaan lisää rahaa, nettona, hankintamenoon löytyy rahaa helposti. Julkishallinnossa sen sijaan pitäisi osoittaa, miten onnistutaan säästämään rahaa, kunhan ensin käytetään sitä.

Esimerkiksi henkilötyönä mitattava säästöt eivät kuitenkaan ole tietohallinnon toimivallalla realisoitavissa. Jonkun muun (!) on yleensä tehtävä päätökset kulujen vähentämisestä, eikä sellainen päätös aina ole mukava tehdä. Tärkeää on joka tapauksessa osata arvioida uudistusten taloudelliset kokonaisvaikutukset, mikä on lähes sama kuin kokonaistaloudelliset vaikutukset.

Kuvailemani problematiikka ei ehkä ole ihan helppo ratkaista. ”Jos se ois’ helppoo, oisin tehnyt sen jo”, musisoi taannoin Kolmas nainen. Kaikkein hulluinta on kuitenkin aloittaa ”säästäminen” niiden keinojen rahoittamisesta, joilla oikeasti on mahdollista saada kokonaisvaltaisesti säästöjä aikaan. Tietotekniikka on useimmiten tällainen keino, kun sitä fiksusti ja harkitusti käytetään. (Tiedän kyllä, että sitä voidaan käyttää myös tyhmästi, jolloin se ei todellakaan säästä yhtään mitään.)

Jotta tähän fiksuuteen päästään, on vahvistettava tietohallinnollista suunnittelu- ja hankintaosaamista joko omassa organisaatiossa tai hyvien kumppanuuksien muodossa. Tässä riittää monella julkishallintomme toimijalla ja päättäjällä – kaiketi myös joidenkin yritysten johdolla – vielä peiliin katsomista.

 

Olli Nykänen, johdon asiantuntija
Kuntien Tiera Oy

Kirjoittaja Olli Nykänen on julkisen sektorin tietohallintotehtäviä monesta eri näkökulmasta nähnyt ja tehnyt yleishyödyllisen työn arvostaja.