Eduskunnan päättämät hankintalain muutokset ovat monessa kunnassa lisäämässä tarvetta kilpailuttaa hankintoja tavallista tiheämmin. Resurssit hankintojen valmisteluun eivät kuitenkaan ole välttämättä yhtään runsaammat kuin aiemmin, ja se kasvattaa riskiä kilpailutusten epäonnistumisesta. Sen lisäksi, että hankintapäätöksistä voidaan valittaa, osa virheistä näkyy vasta myöhemmin esimerkiksi kalliina lisätöinä, epäselvinä vastuina ja pettyneitä käyttäjinä tai kuntalaisina.
Moni ajattelee, että hankinnan onnistuminen ratkaistaan tarjousvertailussa tai sopimusneuvottelussa valitun tarjoajan kanssa. Nämä ovatkin tärkeitä vaiheita, mutta monet ratkaisevan tärkeät valinnat tehdään jo aiemmin vaatimusmäärittelyn laadinnassa ja muussa hankinnan valmistelussa. Ilman oikeaa lähtötilanteen ymmärrystä ja kuvaamista sekä siihen perustuvaa realistista tavoitteiden asettamista hankinnalla on kaikki mahdollisuudet mennä pahasti pieleen. Valmisteluvaiheessa säästetty viikko voi muuttua jälkeenpäin kuukausien tai jopa vuosien mittaiseksi ongelmaksi.
Tunnetteko kunnolla sen tilanteen, johon uutta ratkaisua haetaan?
Riittävät ja oikeat tiedot nykytilanteesta ovat kriittisen tärkeitä esimerkiksi ICT-palveluiden kilpailuttamisessa. Tarjoajan pitäisi kyetä sovittamaan ratkaisunsa asiakkaan todelliseen toimintaympäristöön, ei johonkin kuviteltuun tai toivottuun ”mallimaailmaan”.
Keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Mitä palveluja ja teknisiä toteutuksia nykyinen ICT-ympäristö sisältää? Mitkä niistä kuuluvat hankinnan kohteeseen tai voivat tavalla tai toisella siihen vaikuttaa?
- Mitä riippuvuuksia ja integraatioita liittyy kilpailutuksen kohteena oleviin palveluihin? Mitkä niistä ovat kriittisiä?
- Mitkä koetut ongelmat ovat ratkaistavissa kilpailutettavalla palvelulla, ja mitkä eivät? Miten tarjottavien ratkaisujen hyöty- ja sivuvaikutuksia voidaan todentaa?
- Mitä muutoksia hankintayksikön tulisi itse tehdä, jotta hankinnan tärkeimmät tavoitteet voidaan saavuttaa?
Jos tarjouspyyntö on epäselvä tai puutteellinen, tarjoaja joutuu tekemään oletuksia. Se voi johtaa tarjousten hinnoitteluvirheisiin (suuntaan tai toiseen), katteettomiin laatulupauksiin tai jopa toteutuskelvottomiin tarjouksiin. Tyypillisesti huono tarjouspyyntö vaikeuttaa sopimusneuvotteluja ja antaa myös ainekset hankintapäätöksestä valittamiseen sekä pettymyksiin palvelun toimeenpanovaiheessa.
Tavoitteiden tulee olla realistiset – ja niiden saavuttaminen todennettavissa
Tarjouspyynnössä pitää siis kuvata kunnolla se, mitä ollaan hankkimassa ja millaiseen tilanteeseen. Mutta ei pidä unohtaa sen kuvaamista, mitä hankinnalla halutaan saavuttaa. Selkeä tavoite ohjaa tarjoajaa tuomaan esiin sellaistakin hyödyllistä, mitä kilpailuttaja ei ehkä ole ennalta osannut ajatellakaan. Tällä on merkitystä etenkin neuvottelumenettelyä käytettäessä.
Hyvä tavoite on sekä strategian ja toiminnan kehittämistarpeiden mukainen että realistinen suhteessa lähtötilanteeseen ja resursseihin. Lisäksi on voitava jälkikäteen mitata ja todentaa hankinnan tavoitteiden toteutuminen, tai – vielä paremmin – jo tarjousten arviointivaiheessa nähdä kunkin tarjouksen edellytykset tavoitteiden saavuttamiseen.
Paraneeko jonkin palvelun laatu kilpailutuksen myötä mitattavasti? Nopeutuvatko ne omat prosessit, joita varten hankinta tehdään? Vähenevätkö häiriöt tai manuaalinen työ? Mitkä ovat kustannusvaikutukset lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä, ja vieläpä epäsuorat vaikutukset huomioiden?
Sitä saat, mitä osaat perustellusti vaatia… ja konkreettisesti mitata.
Vaatimusmäärittely on johtamistehtävä
Vaikka hankintoja olisi tehtävänä paljon ja aikaa niiden valmisteluun vähän, tätä työtä ei kannata pelkistää vain muodolliseksi asiakirjojen tuottamiseksi. Kysehän on yhteisen ymmärryksen rakentamisesta siihen, mitä todella tarvitaan. Mikä hankinnassa on olennaista ja mikä ei? Mistä vaatimuksesta kannattaa pitää tiukasti kiinni ja missä voi jättää jouston varaa markkinoilla toimivien tarjoajien erityiskyvyille? Valmistelutyöstä tinkiminen on melko varma tapa saada aikaan epäonnistunut hankinta, eikä tällaista epäonnistumista voi enää pitää huonona sattumana.
Hankinnoissa on kyse päätöksenteosta, ja vaatimusmäärittely on tärkeä johtamisen väline. Hyvä hankintajohtamisen käytäntö on delegoida valmistelutyötä tietoisesti sellaisille asiantuntijoille, joilla on siihen tarpeeksi sekä osaamista että aikaa. Kunnollinen pohjatyö säästää monilta harmeilta tarjousten vertailussa, sopimusneuvotteluissa ja etenkin siinä arjessa, jossa hankittua palvelua tai tuotetta lopulta käytetään.
Jos organisaatiosi omien vastuuhenkilöiden aika tai osaaminen ei riitä kaikkeen tarvittavaan hankintojen valmisteluun, voit pyytää apua Tierasta. Kuntien tarpeiden ja arjen todellisuuden hyvä tuntemus on meille kunnia-asia. Voimme auttaa niin hankintanne lähtötietojen kuvaamisessa kuin tavoitteiden kirkastamisessa ja vaatimusmäärittelyjen laatimisessa.
Olli Nykänen, Johdon konsultti, Tiera Oy