Kokemäki selvitti sähköisen asioinnin ja tietojärjestelmien nykytilan Tieran digikonsultoinnin avulla. Kolmen kuukauden projekti toi lisäksi selkeyttä tiedonhallinnan johtamiseen ja paransi tietoturvaosaamista laajasti kaupungin eri toimialoilla.
”Saimme selkeän tilannekuvan ja suositukset, mitä kannattaa kehittää lähikuukausina ja mitä miettiä pidemmällä aikavälillä”, kiteyttää Kokemäen kaupungin hallintojohtaja Katja Törrönen.
Muuttuva lainsäädäntö ja vaatimus Suomi.fi:n hyödyntämiseksi sähköisissä palveluissa vaativat kaupungeilta ja kunnilta yhä tarkempaa ymmärrystä omasta ICT-ympäristöstä ja eri järjestelmissä liikkuvasta datasta. Kokemäellä laajempi kokonaiskuva järjestelmistä, integraatioista ja tietovirroista kaipasi kirkastamista talousarvion linjausten ja Suomi.fi-uudistuksen myötä.
”Halusimme varmistaa, että organisaatiossa on yhteinen näkemys nykytilanteesta.”
Samalla selvitimme, mitä vaihtoehtoja meidän kokoisella kaupungilla on sähköisten palveluiden kehittämiseksi. Projekti laajeni sähköisistä palveluista koko kaupungin laajuiseksi ICT-tilannekuvaksi”, Törrönen kertoo.
Toteutus: Yhdessä tekemistä ja jämäkkää fasilitointia
Tieran digikonsultointiin osallistui kaupungilta yhteensä 20 työntekijää yli toimialarajojen. Koulutuksen ja tiiviiden työpajojen avulla lain vaatimukset ja tietoturvavaatimukset avattiin helposti ymmärrettäviksi
”Aihe ei ole se kaikkein innostavin, mutta Tieran asiantuntijat saivat porukan hienosti mukaan. Työ eteni jämäkästi aikataulussa, ja yhteistyö oli todella sujuvaa. Kysymyksiin vastattiin nopeasti ja asiat kerrottiin selkeästi”, Törrönen kiittelee.
Digikonsultointiin liittyvässä koulutusosiossa avattiin konkreettisin esimerkein, millaisista kerroksista tietoturva syntyy ja miten omalla toiminnalla siitä voi huolehtia.
“Projektin yksi suurimmista yksittäisistä hyödyistä olikin se, että ymmärrys tietoturvasta lisääntyi laajasti eri toimialoilla. Koulutus vahvisti sitä, että osaamme tehdä asiat oikein tietosuojan ja tietoturvan näkökulmista. Nyt henkilöstö ymmärtää aiempaa paremmin mitä tietoa kaupungin eri järjestelmissä käsitellään, ketkä sitä käsittelevät ja mitkä ovat kunkin tiedon säilytysajat”, Törrönen kertoo.
Valmiit suositukset jatkokehityksen tueksi
Projektissa kartoitettiin yli 100 järjestelmää ja kymmeniä integraatioita Tieran kehittämän työkalun avulla. Lopputuloksena kaupunki sai selkeän tilannekuvan ICT-ympäristön ja siihen liittyvän tietoturvan kokonaisuudesta. Lisäksi projektissa luotiin valmiit konseptikuvat sähköisen asioinnin palveluiksi ja ehdotukset Suomi.fi-viestipalveluun liitettävistä prosesseista, sekä suositukset konkreettiseksi lähikuukausien kehitystyöksi.
Digikonsultoinnin aikana kerätyt tiedot voidaan viedä suoraan osaksi lakisääteistä tiedonhallintamallia ja kaupungin digiturvamallia. Tilannekuva helpottaa johtamista, parantaa kustannusten seurantaa ja auttaa karsimaan järjestelmien ja prosessien päällekkäisyyksiä. Se toi näkyväksi myös järjestelmien ulkopuoliset manuaaliset työvaiheet.
”Saimme selkeät ja konkreettiset kehityssuunnitelmat. Ulkopuolinen asiantuntijatuki nopeutti työn valmistumista”, Törrönen summaa.