Oulun kaupungin laskut tavoittavat nyt kaupunkilaiset luotettavammin kuin aiemmin. Manuaalinen osoitetietojen ylläpito ja aiemmat riittämättömät ratkaisut ovat historiaa, kun Tiera toteutti kaupungille Väestötietojärjestelmän (VTJ) integraatiot palveluna. Ratkaisu säästä aikaa ja vähentää virheitä.
”Tieran kanssa yhteistyö toimii, ja heiltä löytyy osaaminen, halukkuus ja innokkuus auttaa”, kiittelee ICT-ratkaisuasiantuntija Tuija Halmetoja Oulun kaupungin konsernihallinnon Digi- ja ICT-ryhmästä.
Aiemmin Oulun kaupungilla oli merkittävä haaste asiakastietojen ajantasaisuudessa. Tietoja ylläpidettiin pitkälti manuaalisesti, ja aiemmin käytössä ollut Postin kautta tullut päivityspalvelu oli suppea. Kaikkia tarvittavia tietoja, kuten valtuutuksia, ei saatu, ja se aiheutti virheitä.
Erityisen hankala tilanne oli Oulun Vedellä, jonka asiakastiedot perustuivat pitkälti asiakkaiden itsensä ilmoittamiin tietoihin. Riski virheellisistä osoitteista oli suuri, mikä vaikeutti laskutusta ja asiakaspalvelua.
Huoleton VTJ-integraatio eri järjestelmiin
”Kaiken A ja O on, että laskut menevät oikeaan paikkaan oikeilla tiedoilla”, Halmetoja tiivistää toiminnan perusvaatimuksen. Tämän tavoitteen saavuttaminen vaatii automatisoidun ja luotettavan ratkaisun.
Ratkaisuksi valittiin Tieran Integraatiot palveluna -malli. Se tuottaa VTJ-muutosrajapinnan kautta ajantasaiset asiakastiedot Oulun kaupungin järjestelmiin jatkokäsittelyä varten. Palvelu kattaa Oulun Veden, kaupungin ympäristöpalvelut sekä kaikkien kaupungin hallintokuntien yhteisen Intime Plus -talousohjausjärjestelmän.
Palvelumalli on Oululle huoleton: Tiera vastaa integraation toiminnasta, valvonnasta ja ylläpidosta, jolloin kaupungin ei tarvitse investoida omaan kalliiseen erikoisosaamiseen tai -alustoihin.
Halmetoja kuvaa kokemusta vaivattomaksi: ”Tieran päässä on konepellin alla se moottori, joka koko hommaa pyörittää. Meille näkyy vain se, että homma toimii.”
Vähemmän virheitä, vähemmän manuaalista työtä
Noin neljä vuotta käytössä ollut ratkaisu on tuonut merkittäviä hyötyjä. Tärkein niistä on luotettavuus ja oman työmäärän vähentyminen.
”Automaatio on parantanut datan laatua, vähentänyt virheitä ja poistanut manuaalisen työn. Tieran toteuttama logiikka huomioi myös monimutkaiset asiakasroolit, kuten Oulun Vedellä huoneistojen omistajat, asujat ja laskun maksajat, mikä varmistaa laskujen oikeellisuuden”, Halmetoja kertoo.
Yhteistyö Tieran kanssa saa erityistä kiitosta. Halmetojan mukaan kumppanuus on syventynyt.
”Tiera on rakentanut hirvittävän paljon toimintalogiikkaa, jolla moniportaiset tiedot päivittyvät oikein. Olemme yhteisellä tiellä ja saamme aina oikeat henkilöt kiinni, kun on mitä tahansa kysyttävää”, hän kiittelee.